E Mail Adressen generieren:

Newsletter helfen dabei, Umsätze zu steigern und Kund:innen langfristig an Ihr Unternehmen zu binden. Die Grundvoraussetzung eines jeden Newsletters und somit eines erfolgreichen E-Mail-Marketings ist ein gesunder E-Mail-Verteiler.

Doch meist besteht dieser zu Beginn ausschließlich aus E-Mail-Adressen bestehender Geschäftskontakte. Diese können Sie auch ohne explizite Einwilligung unter bestimmten Voraussetzungen anschreiben (§7 Abs. 3 UWG).

Weitere Empfänger:innen dürfen nur mit deren Einwilligung kontaktiert werden, denn Werbung per E-Mail ohne Einwilligung der empfangende Person zu versenden ist in Deutschland verboten.

Aber was können Sie als E-Mail-Marketer tun, um Ihren eigenen Verteiler mit zielgruppenspezifischen E-Mail-Adressen aufzubauen? Und wie gelangen Sie an die Einwilligung der potenziellen Kunden?

Die wichtigsten Informationen hierzu und die effektivsten Möglichkeiten, wie Sie E-Mail-Adressen generieren haben wir für Sie in diesem Artikel zusammengefasst.

Rechtliche Rahmenbedingungen

In Deutschland ist Werbung per E-Mail ohne Einwilligung der empfangenden Person verboten. Deshalb müssen bei der Gestaltung Ihrer Newsletter-Anmeldung die rechtlichen Vorgaben beachten werden. So wird unnötigem Ärger vorgebeugt und Sie schaffen bereits bei der Anmeldung Vertrauen bei Ihren zukünftigen Empfänger:innen.

Die Anmeldung

Rechtlich gesehen dürfen Sie im Anmeldeformular nur Daten, die zur Erbringung des Dienstes notwendig sind, abfragen (Art. 6 DSGVO).

Bei Newslettern ist das lediglich die E-Mail-Adresse. Dieses Pflichtfeld muss eindeutig als solches gekennzeichnet werden.

Weitere Daten können optional erfragt werden, die Angaben sind jedoch freiwillig.

Beschränken Sie sich unbedingt auf wenige Datenfelder, da zu lange Formulare abschreckend wirken können. Informieren Sie den zukünftigen Abonnenten außerdem über die Verwendung seiner angegebenen Daten und verweisen Sie zudem auf die Datenschutzerklärungen.

Verwenden Sie bei der Adressgenerierung das rechtlich einwandfreie DOI Verfahren. Hierbei muss die Anmeldung nach Ausfüllen und Abschicken des Anmeldeformulars ein zweites Mal durch Klick auf einen Bestätigungslink in einer separaten E-Mail bestätigt werden.

Erst wenn dieser Link bestätigt wird, ist die Einwilligung rechtsgültig abgeschlossen. Einwilligungen müssen hierbei unbedingt vom Absender dokumentiert und nachgewiesen werden können.

Die Double-Opt-In-Mail mit dem Bestätigungslink muss neben allen wichtigen Daten auch ein korrektes Impressum enthalten und frei von jeglicher Werbung sein.

Wichtig ist zudem ein Hinweis auf das Widerspruchsrecht (Art. 7 DSGVO) – also die Information, dass das Newsletter-Abonnement jederzeit beendet werden kann.

Ausnahmen: Wie in der Einleitung bereits erwähnt, dürfen Bestandskunden auch ohne Einwilligung angeschrieben werden. Das Unternehmen muss die Email-Adressen der Kunden hier über den Verkauf einer Ware oder einer Dienstleistung erhalten haben.

In diesen Mailings dürfen eigene Produkte, welche denen ähneln, die die Kunden bereits erworben haben, beworben werden. Up-Selling, ist ebenfalls zugelassen.

Wichtig ist, dass auch hier der Kunde die Möglichkeit hat, dem Erhalt der Newsletter zu widersprechen.

Die Abmeldung oder auch Opt-out

Auch der Abmeldelink muss aus rechtlicher Sicht vorhanden sein und befindet sich typischerweise im Footer, also ganz am Ende der E-Mail.

Am einfachsten ist die Abmeldung mittels des so genanntem Single-Opt-Out-Verfahrens.

Findet der Opt-out – also die Abbestellung – statt, erhält der Empfänger mit der Weiterleitung auf eine Landingpage die Bestätigung, dass die Abmeldung erfolgreich war und muss darauf hin vom E Mail Anbieter aus der Empfängerliste genommen werden.

Zur perfekten Newsletter-Anmeldeseite

Die Anmeldung sollte so einfach wie möglich gestaltet werden.

Die mehrfache Platzierung von Links und Anmeldebannern auf der Startseite und mehreren Unterseiten der Website steigert die Wahrscheinlichkeit, dass eine dieser Anmeldemöglichkeiten von Interessenten wahrgenommen wird.

Formular-Inputs und Popup-Fenster

Über sogenannte Formular-Inputs lässt sich die E-Mail-Adresse direkt, ohne vorherigen Klick auf einen Link oder Anmeldebanner, eingeben. An dieser Stelle wird lediglich die E-Mail-Adresse abgefragt, wodurch sich der Zeitaufwand für die anmeldende Person minimiert. Durch Absenden des Formulars wird dann direkt der Anmeldeprozess angestoßen.

Eine weitere Möglichkeit zur Adressgenerierung sind Popup-Fenster.

Dem Besucher der Website wird in diesem Fall nach einigen Sekunden ein Overlay mit dem Anmeldeformular für den Newsletter angezeigt, welches er aktiv wegklicken muss, falls er das nicht möchte. Ein großer Vorteil von Popup-Fenstern stellt die ungeteilte Aufmerksamkeit dar.

Dies ist jedoch auch gleichzeitig der größte Nachteil, denn viele Besucher reagieren genervt und brechen im schlimmsten Fall ihren Besuch der Website ab. Popup-Fenster sind deshalb eine effektive aber mit Sicherheit auch kontrovers diskutierte Möglichkeit, um neue Email Adressen zu generieren.

Vorteilsargumentation – vom Interessenten zum Abonennten

Überzeugen Sie die Interessenten, warum sie Ihren Newsletter abonnieren sollten. Ein einfaches „Hier unseren Newsletter abonnieren“ reicht da natürlich nicht aus, sie müssen das Interesse Ihrer Zielgruppe wecken indem Sie relevante Argumente und Mehrwerte aufführen, zum Beispiel:

• Fachinformationen, die Abonnenten ausschließlich oder mit zeitlichem Vorsprung über Ihre Mailings erhalten
• Rabattaktionen, Gutscheine, Gewinnspiele und Sonderangebote
• Veranstaltungstipps
• Whitepapers oder E-Books (im B2B-Bereich)
• Rezeptvorschläge oder Bastelanleitungen

Durch Verlinkung auf die letzten Newsletter-Ausgabe oder das -Archiv können Interessenten einen ersten Eindruck von Ihren Newslettern gewinnen. Im Optimalfall wird dadurch das Interesse auf weitere spannende Themen geweckt.

Doppelte Eingabe der E-Mail-Adresse

Die doppelte Eingabe der E-Mail-Adressen soll versehentliche Tippfehler verhindern.

Dies kann einerseits von Vorteil sein, da bei einer Falscheingabe der E-Mail-Adresse die Newsletter-Anmeldung nicht erfolgreich stattfinden kann.

Andererseits bedeutet dies für die zukünftigen Empfänger:innen auch den doppelten Aufwand und eine zusätzliche Hürde.

Die doppelte Eingabe der E-Mail-Adresse ist beim Einsatz einer professionellen E-Mail-Marketing-Versandlösung aus technischer Sicht nicht notwendig. Durch eine syntaktische Prüfung können grobe Fehler bereits im Formular erkannt und eine entsprechende Fehlermeldung ausgespielt werden.

Syntaktisch korrekte, aber trotzdem fehlerhafte E-Mail-Adressen können zwar ins Versandsystem gelangen, werden aber spätestens durch das Double-Opt-In-Verfahren wieder aussortiert.

Captcha

Captchas sind unter anderem kleine Bild-Rätsel, die bei der Newsletter-Anmeldung gelöst werden müssen. Dadurch sollen Anmeldungen durch automatische Computersysteme, welche massenhaft E-Mail-Adressen oder sogar Schadcode in das Anmeldeformular eintragen, verhindert werden. Captchas bieten einen Schutz gegen massenhafte automatische Anmeldungen.

Oft sind sie jedoch auch für reale Websitenbesucher schwer oder erst nach mehrmaligem Versuchen zu lösen.

Professionelle E-Mail-Marketing-Versandlösungen erkennen auch hier fehlerhafte Versuche und blockieren diese zuverlässig.

Email Adressen generieren – in 4 Schritten zu mehr Abonnenten

Mit einem großen Budget oder einem bekannten Markennamen lässt sich ein Empfängerkreis in der Regel schnell und einfach aufbauen oder vergrößern.

Mit etwas Kreativität gewinnen Unternehmen aber auch ohne bezahlte Maßnahmen mehr Adressen für ihre E-Mail Verteiler.

Step 1: Regeln einhalten

Ihr Anmeldeformular sollte in jedem Falle alle rechtlichen Vorgaben erfüllen. Das ist nicht nur wichtig damit Sie als Online-Marketer hinsichtlich der DSGVO auf der sicheren Seite stehen, sondern trägt auch im Wesentlich dazu bei, ob sich potenzielle Abonnent:innen für Ihren Newsletter anmelden oder nicht.

Beachten Sie hierbei folgende Punkte:

• Datensparsamkeit: Datensparsamkeit (oder auch Datenvermeidung) bedeutet, dass bei der Datenverarbeitung nur so viele personenbezogene Daten abgefragt und gesammelt werden dürfen, wie für die jeweilige Anwendung unbedingt notwendig sind. Bei der Anmeldung zum Newsletter ist dies lediglich die E-Mail-Adresse. Weiteren Daten können als freiwillige Angaben abgefragt werden.
• Anmeldungprozess: Hierfür sollten Sie unbedingt auf das rechtlich einwandfreie DOI Verfahren zurückgreifen. Wichtig ist außerdem die Einwilligungen der Abonnent:innen zu dokumentieren und ggf. nachgewiesen zu können.
• Datenschutzerklärung: Auch wenn eine Datenschutzerklärung wahrscheinlich von den wenigsten Menschen wirklich durchgelesen wird, muss auf sie bei der Anmeldung unbedingt gesondert verwiesen werden.
• Abmeldelink: Der Abmeldelink muss aus rechtlicher Sicht vorhanden und sollte leicht auffindbar sein. Weisen Sie in all Ihren Mailings inkl. der DOI Mail, eindeutig auf diese Abmeldemöglichkeit hin. Nutzen Sie hierfür am besten das Single-Opt-Out-Verfahren.
• Impressum: Auch ein Impressum ist im Footer eines Newsletters rechtlich erforderlich. Der Empfänger soll sich also nicht nur bequem abmelden können, sondern auch erfahren, wer sich hinter den E Mails verbirgt. Eine gültige E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer erleichtert außerdem die Kontaktaufnahme im Falle von Rückfragen.

Step 2: Hürden eliminieren

Damit sich interessierte Personen überhaupt zum Newsletter anmelden können, führt kein Weg an einer Anmeldeseite vorbei.

Hier gilt, weniger ist oft mehr - machen Sie das Newsletter-Anmeldeformular für potenzielle Abonnent:innen nicht unnötig kompliziert und motivieren Sie sie zum Abonnieren indem sie die Hürden so gering wie möglich halten.

Das heisst:

• Wenige Felder im Anmeldeformular, denn rechtlich gesehen dürfen Sie ohnehin nur die E-Mail-Adresse als Pflichtfeld abfragen, alle anderen Felder müssen freiwillig bleiben.
• Konkrete Beschreibung des Newsletter-Inhalts
• Ankündigung des Versandturnus
• Identifikation mit dem Absender ermöglichen
• Seriöses Auftreten
• Verlauf des Anmeldeprozesses aufzeigen

Eine konkrete Beschreibung, was Interessenten in einem Newsletter erwartet, und eine intuitive Anmeldung schaffen außerdem ein grundlegendes Vertrauen bei potenziellen Empfänger:innen.

Step 3: Vorhandene Kanäle nutzen

Die Anmeldeseite dient als Zielseite im Rahmen der Kommunikation und lässt sich auf allen Unternehmenskanälen einbinden: Angefangen bei der E-Mail-Signatur, über die Website bis hin zu den Social-Media-Kanälen.

Potenzielle Empfänger:innen sollten dabei weder genervt werden, noch sollten sie lange nach einer Anmeldemöglichkeit suchen müssen. Gehen Sie dabei also auffällig, aber nicht aufdringlich vor.

In der Praxis kann das so aussehen:

• Durch einen verlinkten Banner in der E-Mail-Signatur wecken Unternehmen die Aufmerksamkeit von Interessenten, Kunden und Geschäftspartnern in der täglichen Kommunikation.
• Eine Anmeldemöglichkeit für Ihre Mailings kann ebenso im Footer oder der Sidebar Ihrer Webseite, in Blogartikeln oder beim Checkout eines Bestellvorgangs eingebettet werden.
• Über Beiträge auf Facebook, Twitter, LinkedIn und Co. erreichen sie bestehende Follower und informieren diese über die Möglichkeit zur Newsletter-Anmeldung.
• Für zusätzliche Aufmerksamkeit sorgen außerdem Teaser oder Pop-ups auf der Startseite der Unternehmenswebsite. Sehr wichtig sind hierbei eine aktivierende Bildsprache und kurze, einprägsame Texte.

Step 4: Interessenten motivieren

Mit Newsletter Inhalten in einer hohe Qualität und Relevanz für Ihre Zielgruppe, verpackt in einem ansprechenden und wiedererkennbaren Design schaffen Sie es, dass Ihre Leser:innen Ihnen treu bleiben und Ihre Mailings nach der Anmeldung nicht schnell wieder abbestellen.

Kurz gesagt: Laden Sie zum Anmelden und Bleiben ein, indem Sie inhaltlichen Mehrwert bieten und sich von Ihren Wettbewerbern abheben.

• Vorteile aufführen: Fassen Sie bei der Anmeldemöglichkeit zu Ihrem Newsletter kurz und knapp die Vorteile, welche bei einer Anmeldung auf die potenziellen Leser:innen zukommen, zusammen. Erwähnen Sie außerdem, wie häufig Sie der Newsletter versenden. Diese Versandfrequenz sollten Sie dann natürlich weder über- noch unterschreiten.
• Gewinnspiele: Diese lassen sich leicht nutzen, um die Motivation zur Anmeldung zu erhöhen. Dies funktioniert in der Regel zwar nicht ganz ohne Budget, allerdings bietet es sich an, eigene Produkte oder Dienstleistungen als Gewinn bereitzustellen.

Auch die Verlosung eigener Produkte oder Leistungen schafft nicht nur Anreiz für das Abonnieren, sondern stellt gleichzeitig sicher, dass sich Personen anmelden, die tatsächlich an der Thematik des Newsletters oder am Versender interessiert sind. Bei Gewinnen ohne Zusammenhang zum Kernprodukt des Unternehmens, ist die Gefahr groß, dass sich die Teilnehmer nach Ablauf des Gewinnspiels direkt wieder abmelden, da sie von vornherein nur Interesse am Gewinn hatten.

Aber Achtung, die Kopplung von Gewinnspiel und Newsletter unter dem Motto „Sie können nur am Gewinnspiel teilnehmen, wenn Sie unseren Newsletter abonnieren“ ist rechtlich nicht gestattet.

• Kaufempfehlungen,Rabattaktionen und Sonderangebote: Sie sind bei Abonnent:innen immer gern gesehen und sorgen zudem für besonders hohes Engagement. 
• Hochwertige Inhalte: Ratgeber, E-Books, Checklisten, Rezept- oder Bastelanleitungen, Whitepapers etc. - es gibt unzählige Wege Ihren Leser:innen interessante Inhalte zur Verfügung zu stellen. Nutzen Sie diese um Ihre Mailings abwechslungsreich und spannend zu gestalten oder als Möglichkeit Interessenten zu "ködern", indem Sie beim zur Verfügung stellen der Inhalte die Möglichkeit zum Abonnieren Ihres Newsletters geben.
• Bieten Sie einen ersten Eindruck: Sind sich potenziellen Leser:innen noch unsicher ob Ihr Newsletter sie wirklich interessiert, können Sie Ihnen mit einen Link zur letzten Newsletter Ausgabe oder dem Newsletter-Archiv die Möglichkeit bieten ein bisschen zu stöbern und selber einschätzen, ob die Inhalte für sie relevant sind oder nicht.
• Halten sie Ihr Wort: Teilen Sie Ihren Abonnent:innen bei der Anmeldung genau mit, was sie bei Ihrem Newsletter zu erwarten haben. Das betrifft sowohl die Inhalte, als auch die Versandfrequenz. Denn niemand möchte sich zu einem Newsletter anmelden, um dann tagtäglich mit potenziell schlechten Kampagnen und haufenweise Werbung genervt zu werden.

Fazit

Es muss nicht zwingend eine kostenintensive Kampagne her, um Newsletter-Abonnenten zu gewinnen. Manchmal reicht es aus, nach links und rechts zu schauen und sich der Werkzeuge oder Kanäle zu bedienen, welche bereits zur Verfügung stehen.

Auf diese Weise lässt sich ein Newsletter-Verteiler auch ohne großes Budget aufbauen oder vergrößern. Nach und nach können auch bezahlte Maßnahmen in die Kommunikation einfließen. Wichtig sind zudem Geduld und auch etwas Experimentierfreude, falls es einmal nicht auf Anhieb klappt, einen großen Empfängerkreis zu erzeugen.