So erstellen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine übersichtliche und vollständige E-Mail-Signatur ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil professioneller Unternehmenskommunikationen. Dieser kleine Baustein am Ende einer Nachricht ermöglicht es Empfänger·innen, die Absender von Mailings zu identifizieren, und erleichtert eine Kontaktaufnahme.

Durch die richtige Aufmachung der Signatur beenden Sie Ihre Newsletter oder E-Mails mit dem gewissen Etwas und hinterlassen bei den Empfänger·innen mit Ihrer Marke einen bleibenden Eindruck.

Während die E-Mail-Signatur eines privaten Mailings ausschließlich freiwillige Angaben beinhaltet, sind für geschäftliche E-Mails seit 2007 gesetzlich Pflichtinformationen vorgeschrieben.

In folgendem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen über professionelle Signaturen für Sie zusammengefasst. 

Warum Sie eine E-Mail-Signatur brauchen

Wie anfangs bereits erwähnt, sind E-Mail-Signaturen nicht nur dafür da, den Empfänger·innen Ihrer E-Mail Ihre Kontaktdaten mitzuteilen. Vielmehr sind sie Teil einer professionellen Unternehmenskommunikation, welche es Ihnen ermöglicht, bei Ihren Empfänger·innen noch lange nach dem Schließen des Posteingangs in Erinnerung zu bleiben. 

Sie hat also zwei Aufgaben:

1. Informationen über den Versender weiterzugeben.

2. Die Aufmerksamkeit der Empfänger·innen auf sich ziehen.

Mit einer gut aufgesetzten E-Mail-Signatur können Sie:

1. Ihren Empfänger·innen wichtige Kontaktinformationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen bereitstellen.

2. Einen professionellen und bleibenden Eindruck hinterlassen.

3. Ihren E-Mails das gewisse Etwas verleihen.

4. Über Links Traffic generieren und zu Ihren Social-Media-Kanälen leiten.

5. Ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens sicherstellen, indem alle Mitarbeiter·innen die gleiche Vorlage verwenden.

Somit zeigt sich, dass vollständige und einprägende E-Mail-Signaturen auch für das E-Mail-Marketing relevant sind.

Für wen gilt die Pflicht einer E-Mail-Signatur?

Alle Gewerbetreibenden wie u. a. Kaufleute (e.K), Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, oHG, KG, Aktiengesellschaften (AG), Selbstständige und Freiberufler, sind verpflichtet, eine vollständige E-Mail-Signatur in Ihre Mailings einzubinden.

Hierbei kommt es nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern lediglich, ob der Absender der E-Mail gewerblich, also nicht privat, tätig ist.

Welche Informationen in Ihre E-Mail-Signatur gehören und welche nicht

Geschäftliche E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sollten kurz und informativ sein.

Dabei sollten folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Vollständiger Name des Ansprechpartners

• Name der Firma

• geschäftliche Rufnummer

• Stellung/Position des Ansprechpartners im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten wie die E-Mail-Adresse

• Firmenlogo

• Ein Link zur Firmenwebsite und ggf. Blog

• Die registrierte Adresse des Unternehmens

Außerdem möglich:

• Ein Porträtfoto, damit die Empfänger·innen der E-Mail ein Gesicht zuordnen können

• Icons inkl. Verlinkung zu den vorhandenen Social-Media-Kanälen der Firma

• Call-to-Action, beispielsweise zu Whitepapern oder Webinaren

Informationen, auf die verzichtet werden sollte:

• Links zu persönlichen Social-Media-Profilen oder privaten Websites

• Private Telefonnummer oder Adresse

• Zitate und Sprüche

• Inhalte ohne Mehrwert für die Leser·innen

Wichtig zu beachten:

Elektronische Nachrichten, die von eingetragenen Unternehmen verschickt werden, müssen gewisse Pflichtangaben beinhalten. Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.

Recherchieren Sie daher vorab, welche Gesetze für Sie und Ihr Unternehmen gelten und ob Sie verpflichtet sind, entsprechende Klauseln anzufügen.

Private E-Mail-Signaturen

Als Privatperson ist einen E-Mail-Signatur natürlich lediglich optional. Trotzdem bietet es sich an, mit ihrer Hilfe auf alternative Kontaktmöglichkeiten aufmerksam zu machen oder eigene Projekte hervorzuheben, z. B. mithilfe von Links auf Social-Media-Profile oder Blogs.

Mögliche Angaben bei privaten Signaturen sind:

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• URL der eigenen Websites

• Links zu Social-Media-Profilen

Außerdem sind Elemente, welche Sie bei den geschäftlichen Signaturen besser vermeiden sollten, erlaubt.

Dazu gehören:

• Zitate und Sprüche

• Grafiken

• Links zu persönlichen Social-Media-Profilen oder privaten Websites

Hierbei sollte jedoch unterschieden werden, für welchen Anlass die E-Mail-Adresse genutzt wird. Denn was im Bekanntenkreis möglicherweise gut ankommt, kann bei der E-Mail-Kommunikation mit Behörden oder bei Bewerbungen für Verwunderung und Irritation sorgen.

Ihre E-Mail-Signatur: Tipps zur Gestaltung

Relevante Informationen und ein ansprechender Stil sind das Wesentliche, wenn es um die Gestaltung einer E-Mail-Signatur geht. Überprüfen Sie, dass ausschließlich wichtige Informationen eingebunden sind und die Signatur übersichtlich und gut zu lesen ist.

Mit dem Erscheinungsbild Ihrer Signatur haben Sie die Möglichkeit, sowohl die Persönlichkeit als auch den einzigartigen Stil Ihres Unternehmens zu illustrieren. Sie ist ebenso Teil Ihres Brandings wie z. B. eine Visitenkarte.

Hier einige Tipps zu Gestaltung Ihrer E-Mail-Signatur:

1. Entscheiden Sie sich für ein Design

Egal ob einfach, modern, bunt oder schwarz und weiß – wichtig ist, dass Sie sich bei Farben und Schriftarten in der Signatur auf ein Minimum begrenzen. So können Sie sicherzustellen, dass diese übersichtlich und stimmig aussieht und die Leser·innen weder abgelenkt noch überfordert.

2. Ein einheitliches und stimmiges Erscheinungsbild

Bei der Auswahl Ihres Designs sollten Sie außerdem darauf achten, dass dieses Ihr Unternehmen widerspiegelt und ggf. Unternehmensstandards erfüllt.

Dies kann beinhalten:

• Unternehmensfarben und Schriftarten

• Logo

• Links z. B. auf die Firmenwebsite und Social-Media-Konten

• Anschrift, wie z. B. den Standort der Hauptniederlassung

• Vertraulichkeitserklärung

Achten Sie außerdem auch auf die zuvor erwähnten rechtlichen Pflichtangaben. Erkundigen Sie sich vorab, welche Vorschriften für Sie gelten.

3. Sorgen Sie für Klarheit

Gestalten Sie Ihre Signatur so, dass das Auge auf die Elemente gelenkt wird, die am wichtigsten sind. Um das Design übersichtlicher und optisch ansprechend zu halten, können Sie Trennlinien oder Tabellen benutzen.

4. Personalisierung

Signaturen mit Fotos helfen den Empfänger·innen, der E-Mail ein Gesicht zuzuordnen und werden oft als freundlicher empfunden.

Darauf sollten Sie bei Fotos in der Signatur achten:

• Verwenden Sie ein professionelles Foto und kein Selfie oder Urlaubsfoto.

• Entscheiden Sie Sich für ein Porträt anstelle eines Ganzkörperfotos.

• Wählen Sie ein kleines Format. Ein zu großes Bild hat zu lange Ladezeiten.

Aber Achtung: Einige E-Mail-Programme haben Schwierigkeiten, Nachrichten mit Bildelementen darzustellen oder sortieren diese als Spam aus.

Mehr hierzu weiter unten.

5. Werden Sie sozial

Durch die Verlinkung der firmeneigenen Social-Media-Profilen bieten Sie Ihren Leser·innen eine weitere Möglichkeit, sich mit Ihnen zu verbinden. Dies kann den Aufbau einer laufenden Geschäftsbeziehung unterstützen.

6. Verwenden Sie einen E-Mail-Signatur-Generator

Vorlagen oder auch E-Mail-Signatur-Generatoren können Ihnen beim Erstellen einer anschaulichen und informativen E-Mail-Signatur helfen, ohne dass Programmier- oder HTML-Kenntnisse benötigt werden.

Mit ihnen lässt sich der Text schnell bearbeiten, Farben ändern, Links einsetzten, Firmenlogos oder Fotos hinzufügen und anschließend das erstellte Ergebnis exportieren.

Außerdem ist es Ihnen damit möglich, zwischen verschiedenen Designs zu wechseln und diese zu vergleichen.

Die korrekte Formatierung der E-Mail-Signatur

Auch die perfekte E-Mail-Signatur bringt Ihnen nichts, wenn Ihr Design aufgrund von einer falschen Formatierung nicht korrekt oder überhaupt nicht angezeigt wird.

Beachten Sie deshalb diese Tipps:

• Die Öffnungsrate von E-Mails auf mobilen Endgeräten ist sehr hoch. Denken Sie daher an ein mobiloptimiertes Design Ihrer Signatur, welches auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen gut darstellbar ist.

• Nachrichten mit Bildelementen lassen sich dank HTML-Format zwar ansprechend gestalten, werden jedoch oft falsch dargestellt, als Spam aussortiert oder nur als Anhang einer E-Mail angezeigt.

• Gestalten Sie keinesfalls die gesamte Signatur in ein Bildformat. Dadurch wird Ihre E-Mail nicht nur unnötig groß, und es kann dazu führen, dass die Signatur als Anhang gespeichert oder sogar automatisch blockiert wird.

Zu guter Letzt

Sobald Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur erstellt haben, sollten Sie diese vor der ersten Anwendung einmal testen. Schicken Sie sich hierfür eine eigene Nachricht auf eine Zweit- oder private E-Mail-Adresse und überprüfen Sie, am besten auf verschieden Endgeräten, ob alles korrekt dargestellt wird.

Ist dies der Fall, sollten Sie nun nur noch daran denken, die Signatur auf dem neuesten Stand zu halten, denn eine E-Mail-Signatur mit veralteten Informationen hinterlässt ein schlechtes Bild Ihres Unternehmens.

Überprüfen Sie deshalb regelmäßig die eingebundenen Links, Telefonnummern etc. auf Aktualität und ersetzen Sie bei Bedarf veraltete Informationen.