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Fallbeispiel: Webinar-Prozess mit Newsletter Software erfolgreich umsetzen

  • 19.06.2013 von Katja Hänsler
  • Rubrik: Best Practice

Webinare sind mittlerweile ein weit verbreitetes Mittel, um Wissen gezielt weiterzugeben. Gerade in der heutigen, sich ständig wandelnden Informationsgesellschaft ist es wichtig, dabei schnell und interaktiv zu agieren. Diese Voraussetzungen werden von den online durchgeführten Webinaren erfüllt. Dabei entfallen zudem Reise- und Kostenaufwand – nicht nur für den Veranstalter, sondern auch für die Teilnehmer. Webinare sind aus dem geschäftlichen Alltag kaum mehr wegzudenken, weshalb diese von immer mehr Unternehmen eingesetzt werden.

Vor der praktischen Umsetzung des Webinars werden zunächst ein Tool und eine Strategie benötigt. Wie Sie einen umfangreichen Webinar-Mailing-Prozess losgelöst des Webinar-Tools mit Hilfe einer professionellen Newsletter-Software realisieren können, habe ich in dem folgenden Beitrag zusammengefasst.

Viele Webinar-Tools liefern inzwischen Möglichkeiten, einen umfangreichen Webinar-Prozess abzubilden. Eine einfache Anmeldung sowie diverse Mailings können direkt durch das Webinar-Tool generiert werden. Allerdings genügen diese Möglichkeiten oftmals nicht den eigenen Ansprüchen als Veranstalter oder der Corporate Identity der Firma.

Ich veranstalte selbst Webinare und finde die Mailings, aller von mir getesteten Webinar-Software, für mich nicht geeignet. Außerdem wird die Registrierung zu unseren Webinaren über unsere Anmeldeformulare auf der Webseite abgewickelt. Bei dieser Variante gibt es keine Option für mich, die Mailings automatisiert aus der Webinar Software zu versenden.

Insgesamt sind die Möglichkeiten bei Webinar-Tools begrenzt – meistens kann das Anmeldeformular nur mit einem minimalistischen Design erstellt werden und lässt sich nicht in die eigene Webseite integrieren. Die zugehörigen Mailings sind reine Textmailings und bei einigen Tools „nur“ in englischer Sprache. Schön wäre es doch, wenn alles in einem Design und komplett automatisiert ablaufen würde! Ich möchte meine Mailings frei gestalten, ebenso das Anmeldeformular, welches ich in die Firmen-Webseite integriere.

Wie machen Webinar-Referenten auf ein neues Thema, ein neues Webinar aufmerksam? Wie erreichen Sie Webinar-Teilnehmer? Und wie können die Anmeldungen verwaltet werden? Das sind Fragen, die Webinar-Neulinge zu Beginn beschäftigen.

Im Normalfall promoten Referenten ihr Webinar auf ihrer oder anderen Webseiten, versenden Einladungen, bewerben es in ihrem Newsletter oder in Social Media Kanälen. Wichtig dabei ist die Verknüpfung der einzelnen Medien, sodass ein runder Prozess entsteht. Ein professionelles E-Mail Marketing-Tool ermöglicht Ihnen, diesen Prozess einfach, schnell und vor allem in Ihrem Corporate Design abzubilden.

Anmeldeformulare für das Webinar

Anmeldeformulare lassen sich nicht nur schnell und einfach in einem E-Mail Marketing Tool erstellen, sondern lassen sich auch einfach in Ihre Webseite integrieren.

Automatischer Versand der Anmeldebestätigung

Die Anmeldung für das Webinar auf der Webseite kann automatisiert einen Mailingversand auslösen. Hierfür nutzen Sie Trigger- (Ereignisgesteuerte Mailings) oder ein Begrüßungsmailing. Das Mailing selbst konfigurieren Sie vorab passend zum Webinar am Besten in Ihrem Corporate Design und füllen dieses mit weiterführenden Informationen zu Inhalt, Referenten, Funktionsweise und Zugang des Webinars. Die Inhalte des Mailings können Sie zudem personalisieren, Sie können Kalendereinträge verwenden oder Sie erstellen sogar ein Bestätigungsmailing für die gleichzeitige Anmeldung von mehreren Webinaren. Je nach Anmeldungen wird ein einziges Mailing mit unterschiedlichen Inhalten versendet. Vor allem angehängte Termininformationen, die sich mit einem Klick dem eigenen Kalender hinzufügen lassen, sind sehr beliebt. Bei unseren Mailings konnten wir beim Kalendereintrag meistens eine Klickrate zwischen 50 und 60 Prozent feststellen.

Erinnerungsmailing mit Zugangsdaten

Erstellen Sie Multi-Part Bestätigungs- und Erinnerungsmailings in Ihrem Corporate Design passend zum Layout Ihrer Newsletter und heben Sie sich dadurch von der Masse einfacher Textmailings ab. Das Erinnerungsmailing mit den Zugangsdaten wird in der Regel kurz vor dem Webinar versendet. Die Zugangsdaten werden direkt über das Anmeldeformular an das Newsletter-Tool übergeben, sodass die jeweiligen Zugangsdaten personalisiert und automatisiert in das Mailing eingefügt werden. Die Aufmerksamkeit im Posteingang können Sie durch das Personalisieren der Betreffzeile steigern. Verwenden Sie einfach den Namen des Empfängers – z.B. „Ihre Zugangsdaten, Herr Müller, zum Webinar xyz.“

Durchführung des Webinars

Die Daten Ihrer Teilnehmer liegen in Ihrem E-Mail-Marketing System. Kurz vor dem Veranstaltungszeitpunkt müssen Sie lediglich die relevanten Daten aus Ihrem System exportieren und in Ihr Webinar-Tool importieren. Somit sind alle Teilnehmer und Zugangsdaten für die Teilnahme hinterlegt. Dieser Schritt kann – je nach Anwendungsbedarf und nach verwendeter Webinar- und E-Mail-Marketing-Software – leicht variieren.

Nachfassmailing nach dem Webinar

Nutzen Sie nach dem Webinar die Möglichkeit der Nachfassmailings und stiften Sie Mehrwert! Bieten Sie weitere Informationen zum Thema. Vielleicht gibt es weitere Dokumente oder eine Aufzeichnung, ein Skript oder auch eine Präsentation des Webinars, die Sie den Teilnehmern im Nachgang zukommen lassen können. Sie können auch unterschiedliche Mailings für die Teilnehmer und Nicht-Teilnehmer des Webinars aufsetzen und mittels Zielgruppe an die jeweiligen Empfänger versenden. Die tatsächlichen Teilnehmer können Sie aus Ihrem Webinar-Tool exportieren und in Ihre E-Mail Marketing Software importieren. Nutzen Sie diese Möglichkeit. Eines der Ziele eines Webinars ist es schließlich, Kunden glücklich zu machen und zu binden bzw. Neukunden zu begeistern und zu gewinnen.

Gesamter Webinar-Prozess im Überblick

Der Prozess mit einer E-Mail Marketing Software im Schnellüberblick: Im Idealfall bewerben Sie Ihre Webinare in Ihrem Newsletter und auf Ihrer Webseite. Beim Klicken auf den entsprechenden Link werden Interessenten direkt auf ein Anmeldeformular auf der Webseite weitergeleitet. Nach erfolgreicher Anmeldung erhalten die Teilnehmer eine Bestätigung und kurz vor dem Webinar zusätzlich eine, evtl. sogar zwei Erinnerungen und danach ein Nachfassmailing. Alles läuft vollständig automatisiert ab – Sie richten den Prozess einmalig ein und treten anschließend professionell und Ihrem Corporate Design entsprechend auf. Ein kleiner aber entscheidender Baustein, der mit zum Erfolg ihrer Webinare beiträgt!

Lassen Sie sich inspirieren, testen Sie verschiedene Möglichkeiten und berichten Sie in den Kommentaren von Ihrem Erfolg. Ich wünsche Ihnen viel Spaß bei der Umsetzung und erfolgreiche Webinare!

PS. Eine Übersicht über die aktuellen Inxmail Webinare finden Sie auf der Inxmail Website und immer aktuell im Inxmail Newsletter. Schnell sein lohnt sich – die Webinare sind meistens recht zügig ausgebucht!

Über den Autor

Katja Hänsler

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