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Event-Prozess mit Newsletter-Software umsetzen (Teil 2)

  • 16.12.2013 von Michael Waßmer
  • Rubrik: Tipps und Tricks

Im zweiten Teil des Beitrags Event-Prozess mit Newsletter-Software umsetzen geht es um den Versand von Erinnerungsmailings für Teilnehmende. Interessierte, die das Anmeldeformular noch nicht ausgefüllt haben, können auf den bevorstehenden Anmeldeschluss hingewiesen werden. Hierfür lässt sich ebenfalls ein Erinnerungsmailing nutzen. Weitere Themen des Beitrags sind Mailings, die direkt am Tag der Veranstaltung verschickt werden und Nachfassmailings, die den Teilnehmenden erst nach der Veranstaltung erreichen sollen. Letztere lassen sich hervorragend mit personalisierten PDF-Dokumenten sowie Umfragen zum Event ergänzen.

Erinnerungsmailing für Teilnehmende

Das Erinnerungsmailing wird einige Tage vor dem Veranstaltungstermin automatisch versendet und soll die Teilnehmerinnen und Teilnehmer an das bevorstehende Event erinnern. Dies macht insbesondere dann Sinn, wenn die Anmeldung bereits einige Zeit zurückliegt.

Gerade, wenn seit der Anmeldung bereits einiges an Zeit verstrichen ist, haben erfahrungsgemäß viele der Empfängerinnen und Empfänger die Anmeldebestätigung nicht mehr vorliegen. Deshalb macht es häufig Sinn, entsprechende Informationen erneut zu versenden.

Das Erinnerungsmailing ist ein Trigger-Mailing, bei dem der Trigger das Eventdatum ist. Dabei lässt sich festlegen, wie viele Stunden, Tage, Wochen oder Monate vor dem Termin das entsprechende E-Mailing versendet werden soll.

Erinnerungsmailing für Interessierte

Wenn der Link zum Anmeldeformular für das Event mit dem regulären Newsletter versendet wurde, können das Öffnungs- und Klickverhalten einzelner Empfängerinnen und Empfänger gemessen werden. Dadurch kann eine Zielgruppe mit all denjenigen gebildet werden, die das Mailing mit der Event-Einladung zwar geöffnet und auf den entsprechenden Link geklickt haben, ohne jedoch das Anmeldeformular auszufüllen.

Auf Basis dieser Information lassen sich spezielle Erinnerungsmailings an Interessierte versenden, die nochmal die Vorteile der Event-Teilnahme verdeutlichen. Dadurch können Unentschlossene und Spätentschlossene noch als Teilnehmerin oder Teilnehmer für die Veranstaltung gewonnen werden.

Zum Erfassen, Speichern und Verarbeiten der Empfängerreaktionen muss die ausdrückliche Einwilligung der Empfängerinnen und Empfänger vorliegen. Diese wird im Idealfall bereits bei der Anmeldung für den regulären Newsletter eingeholt.

Am Tag des Events

Am Morgen des Veranstaltungstags oder während der Veranstaltung können ebenfalls E-Mailings mit aktuellen und relevanten Informationen rund um die Veranstaltung versendet werden. Viele der Teilnehmenden lesen ihre E-Mails auf mobilen Endgeräten und werden deshalb auch von entsprechenden Nachrichten erreicht.

Erfolgt der Check-In für das Event mittels zuvor per E-Mail versendeten Barcodes, lassen sich gezielt auch nur solche Teilnehmerinnen und Teilnehmer anschreiben, die am Veranstaltungstag tatsächlich vor Ort sind. Eine Möglichkeit ist beispielsweise, sich mit dem Hinweis auf ein spezielles Give-Away, das nur am Veranstaltungstag und am Veranstaltungsort abgeholt werden kann, für die Teilnahme an der Veranstaltung zu bedanken.

Nachfassmailing nach dem Event

Mit einem Nachfassmailing nach dem Event können Sie sich bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern für die Teilnahme bedanken. Das Nachfassmailing ist wie das Erinnerungsmailing ein Trigger-Mailing mit dem Veranstaltungsdatum als Trigger, nur dass dieses einige Stunden oder Tage nach der Veranstaltung versendet wird.

Neben dem Dank für die Teilnahme kann das Nachfassmailing eine Teilnahmebestätigung und die Möglichkeit zur Abgabe einer Bewertung bzw. Evaluation des Events beinhalten.

Versand einer Teilnahmebestätigung

Je nach Veranstaltung ist es erforderlich oder gewünscht, eine Teilnahmebestätigung, Urkunde oder ähnliches zu versenden. Diese können automatisch erzeugt und zusammen mit dem Nachfassmailing versendet werden. Wie das in der Praxis umzusetzen ist, erfahren Sie im Beitrag PDF-Dokumente personalisiert als Anhang versenden.

Evaluation des Events

Die Bewertung bzw. Evaluation des Events durch die Teilnehmenden ist eine wichtige Möglichkeit, um inhaltliche und organisatorische Verbesserungsvorschläge zu erhalten, die auf keinen Fall außer Acht gelassen werden sollte.

Dies kann durch das Erstellen einer Umfrage realisiert werden. Der Link zu dieser Umfrage wird im Nachfassmailing zusammen mit der Bitte, sich die entsprechende Zeit dafür zu nehmen, platziert. Die Ergebnisse werden anschließend direkt in der E-Mail-Marketing-Versandlösung gespeichert und können dort eingesehen oder automatisch als E-Mail versendet werden.

Fazit

Professionelle E-Mail-Marketing und Newsletter-Versandlösungen wie z.B. Inxmail Professional bieten hervorragende Möglichkeiten, um Event-Prozesse von der Anmeldung über Erinnerungen bis hin zu Nachfassmailings vollständig zu automatisieren.

Die Vorteile für Empfängerinnen und Empfänger sowie die Veranstaltenden liegen dabei klar auf der Hand: der hohe Grad der Automatisierung erleichtert Arbeitsabläufe, spart Zeit und sorgt zudem dafür, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zeitnah alle benötigten Informationen erhalten.

Weitere Beiträge der Serie:

Über den Autor

Michael Waßmer

Michael Waßmer ist fachlicher Leiter Online- und Performance-Marketing bei Inxmail. Als Experte für E-Mail-Marketing und "irgendwas mit Computern" ist der ehemalige Trainer und Consultant zudem Autor zahlreicher Fachbeiträge und Blogartikel.

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