Viele Unternehmen verwalten ihre Kundendaten bereits in einem CRM-System. Um diese Informationen für personalisierte Newsletter und automatisierte E-Mail-Kampagnen zu nutzen, müssen CRM und E-Mail-Marketing-Software miteinander verbunden werden.
Doch welcher Integrationsweg eignet sich dafür? Eine individuell entwickelte API, ein automatisierter Datenaustausch oder eine fertige Integrationslösung?
In diesem Beitrag vergleichen wir die drei Möglichkeiten, zeigen Beispiele aus der Praxis und erklären, welche CRM-Integration zu deinen Anforderungen passt.
Ein CRM-System verwaltet Kontakte, Kundeninformationen und Geschäftsbeziehungen. Über eine Schnittstelle kann die Newsletter-Software beispielsweise Kontaktdaten, Interessen oder Kaufhistorien übernehmen und für personalisierte Newsletter, Segmentierung und automatisierte Kampagnen nutzen. Umgekehrt können Informationen wie An- und Abmeldungen oder Kampagnenreaktionen ins CRM zurückfließen.
Das bestehende CRM muss dafür nicht ersetzt werden, sondern wird durch spezialisierte E-Mail-Marketing-Software ergänzt. Dieser Best-of-Breed-Ansatz verbindet die Stärken unterschiedlicher Anwendungen und ermöglicht es, die Systemlandschaft flexibel zu erweitern.
Bei einer CRM-E-Mail-Marketing-Integration können Informationen in beide Richtungen übertragen werden.
Vom CRM zur E-Mail-Marketing-Software:
Mit diesen Informationen lassen sich Empfänger gezielt ansprechen. Beispielsweise können Bestandskunden anhand ihrer Interessen unterschiedliche Newsletter erhalten oder passend zu ihrem Kundenstatus in automatisierte Kampagnen aufgenommen werden.
Von der E-Mail-Marketing-Software zurück ins CRM:
Dadurch können Kundenprofile aktualisiert und Informationen für weitere Marketing- oder Vertriebsprozesse genutzt werden, soweit die Verarbeitung zulässig ist.
Besonders wichtig ist der zuverlässige Abgleich von Einwilligungen und Abmeldungen. Bei zeitversetzten Datenübertragungen muss sichergestellt sein, dass Abmeldungen vor einem erneuten Werbeversand berücksichtigt werden. Veraltete CRM-Daten dürfen eine bereits erfolgte Abmeldung nicht überschreiben.
Kurz gesagt: Eine CRM-Integration macht vorhandene Kundendaten für gezieltes E-Mail-Marketing nutzbar und reduziert manuelle Datenpflege. Entscheidend ist, dass die Daten zuverlässig übertragen werden und insbesondere Versandberechtigungen aktuell bleiben.
Um ein bestehendes CRM mit einer Newsletter-Software zu verbinden, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die drei gängigen Ansätze unterscheiden sich vor allem hinsichtlich Anpassbarkeit, Datenaktualität und technischem Aufwand.
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, über die unterschiedliche Anwendungen Daten und Funktionen austauschen können.
Bei einer CRM-Integration lassen sich darüber beispielsweise Kontaktdaten übertragen, Kundenprofile aktualisieren oder Informationen aus E-Mail-Kampagnen zurück ins CRM übermitteln.
Der Vorteil liegt in der Flexibilität: Unternehmen können die Integration an ihre Datenstrukturen und Geschäftsprozesse anpassen. Je nach Umsetzung sind auch Datenübertragungen nahezu in Echtzeit möglich.
Ändert sich beispielsweise der Kundenstatus im CRM, kann diese Information zeitnah für eine passende E-Mail-Kampagne genutzt werden. Auch individuelle Abläufe lassen sich über APIs automatisieren.
Allerdings erfordern solche Anbindungen häufig technisches Know-how sowie Aufwand für Entwicklung, Einrichtung und Wartung.
Nicht jede CRM-Integration benötigt eine individuell entwickelte API. Eine Alternative ist der automatisierte Austausch von Dateien.
Dabei werden Informationen aus dem CRM beispielsweise als CSV-Dateien exportiert. Dieses Format eignet sich für tabellarische Daten wie E-Mail-Adressen, Kundenstatus oder Interessen. Die Dateien können über SFTP, ein Verfahren zur verschlüsselten Dateiübertragung, bereitgestellt und automatisch in die E-Mail-Marketing-Software importiert werden.
Auch der umgekehrte Weg ist möglich: Versandinformationen oder Empfängerreaktionen können exportiert und im CRM weiterverarbeitet werden.
Der Datenaustausch erfolgt nach festgelegten Abläufen, beispielsweise stündlich oder täglich. So entfällt die manuelle Übertragung. Allerdings stehen Änderungen erst nach dem jeweiligen Datenabgleich zur Verfügung.
Gerade bei zeitkritischen Informationen wie Newsletter-Abmeldungen muss deshalb sichergestellt sein, dass der Versandstatus unabhängig vom nächsten CRM-Abgleich korrekt berücksichtigt wird.
Eine weitere Möglichkeit bieten Integrationsplattformen und vorgefertigte Konnektoren. Diese stellen bereits entwickelte Verbindungen zwischen unterstützten Anwendungen bereit.
Damit lassen sich beispielsweise Kontaktdaten, Newsletter-Anmeldungen oder Empfängerreaktionen zwischen CRM und E-Mail-Marketing synchronisieren. Je nach Plattform können auch Datenfelder zugeordnet, Informationen umgewandelt und automatisierte Prozesse eingerichtet werden.
Unternehmen müssen dadurch nicht jede Anbindung selbst entwickeln. Allerdings sollte geprüft werden, welche Funktionen der Konnektor tatsächlich unterstützt und welche Kosten für Nutzung, Anpassungen und Wartung entstehen.
Wichtig: Auch Integrationsplattformen nutzen häufig APIs. Der Unterschied zu einer individuell entwickelten API-Anbindung liegt deshalb vor allem in der Art der Umsetzung und des Betriebs.
Die drei Integrationswege unterscheiden sich vor allem in vier Punkten:
Anpassbarkeit: APIs ermöglichen individuelle Lösungen. Bei CSV/SFTP werden Datenfelder und Abläufe vorab festgelegt. Bei Integrationsplattformen hängt die Anpassbarkeit vom jeweiligen Konnektor ab.
Datenaktualität: APIs können Daten nahezu in Echtzeit übertragen. CSV/SFTP gleicht Daten in festgelegten Intervallen ab. Bei Integrationsplattformen hängt die Aktualität von der jeweiligen Anbindung ab.
Entwicklungsaufwand: Individuelle API-Anbindungen erfordern häufig Programmierung. CSV/SFTP lässt sich oft ohne eigene Entwicklung einrichten. Integrationsplattformen bieten häufig vorgefertigte Verbindungen.
Typischer Einsatz: APIs eignen sich für individuelle Prozesse, CSV/SFTP für regelmäßige Datenabgleiche und Integrationsplattformen für bereits unterstützte CRM-Systeme.
Welche technischen Möglichkeiten für diese Integrationswege zur Verfügung stehen, erfährst du auf unserer Entwickler-API-Seite.
Kurz gesagt: Welche Integration sinnvoll ist, hängt davon ab, wie flexibel die Anbindung sein muss, wie aktuell die Daten benötigt werden und welcher Entwicklungsaufwand vertretbar ist.
Wie unterschiedlich sich CRM und E-Mail-Marketing verbinden lassen, zeigen zwei Projekte aus der Praxis.
Die Hilfsorganisation Habitat et Humanisme hat Inxmail über eine API mit der Salesforce Sales Cloud verbunden. Dadurch lassen sich Newsletter direkt über Salesforce steuern und anhand regionaler Empfängerdaten personalisieren.
Das Beispiel zeigt, wie eine API-Integration individuelle Kommunikationsprozesse in eine bestehende CRM-Umgebung einbinden kann.
Der Verlag C.H.Beck nutzt eine Import- und Export-Automation für Inxmail Professional, um Daten zwischen SAP CRM und der E-Mail-Marketing-Software auszutauschen. Die Übertragung erfolgt über CSV-Dateien auf einem SFTP-Server und ersetzt manuelle Datenabgleiche.
Das Beispiel verdeutlicht, dass sich auch anspruchsvollere Anforderungen ohne eine selbst entwickelte API-Anbindung umsetzen lassen.
Die passende CRM-Schnittstelle hängt davon ab, welche Daten du benötigst, wie aktuell sie sein müssen und welche Prozesse du automatisieren möchtest. Nicht jede Anforderung rechtfertigt eine individuell entwickelte Integration.
Vier typische Anwendungsfälle helfen bei der Entscheidung:
Neben der technischen Umsetzung solltest du auch den laufenden Aufwand berücksichtigen: Wer überwacht die Integration, behebt Fehler und übernimmt spätere Anpassungen?
Unabhängig vom gewählten Weg sind folgende Anforderungen wichtig:
Einen Überblick über bestehende CRM-Anbindungen und weitere Möglichkeiten findest du auf unserer Seite zu Integrationen und Schnittstellen.
Kurz gesagt: Prüfe zuerst, welche Anbindungen bereits vorhanden sind und ob sie deine Anforderungen erfüllen. Neben den Funktionen sind die Zuverlässigkeit des Datenaustauschs und der langfristige Wartungsaufwand entscheidend.
Eine erfolgreiche CRM-Integration muss vor allem zuverlässig funktionieren und zu den vorhandenen Prozessen passen. Dafür ist nicht immer eine individuell entwickelte API notwendig.
Kläre zunächst, welche Daten benötigt werden, wie aktuell sie sein müssen und welche Schnittstellen bereits verfügbar sind. So findest du eine Lösung, die deine Anforderungen erfüllt, ohne unnötigen Entwicklungs- und Wartungsaufwand zu verursachen.
Du möchtest dein bestehendes CRM weiter nutzen und um professionelles E-Mail-Marketing ergänzen? Die Inxmail Plattform lässt sich nach dem Best-of-Breed-Ansatz flexibel in deine bestehende Systemlandschaft integrieren. So kombinierst du die Stärken spezialisierter Lösungen und nutzt vorhandene Kundendaten für personalisierte Newsletter und automatisierte Kampagnen.
Das CRM muss geeignete Möglichkeiten zum Datenaustausch bieten, beispielsweise eine API, Datenexporte oder einen unterstützten Konnektor. Außerdem müssen die benötigten Datenfelder zugänglich sein und die erforderlichen Zugriffsberechtigungen vorliegen.
Das hängt von den vorhandenen Systemen und den Anforderungen ab. Eine vorgefertigte Integration lässt sich häufig schneller einrichten als eine individuell entwickelte API. Zusätzliche Zeit benötigen gegebenenfalls Datenmapping, Tests und die Abstimmung der Prozesse.
Die Kosten hängen vom Integrationsweg und dem Funktionsumfang ab. Neben der Einrichtung können Lizenzgebühren für Konnektoren, individuelle Entwicklung und laufende Wartung anfallen. Deshalb sollten auch die langfristigen Kosten berücksichtigt werden.
Ja, sofern geeignete Schnittstellen vorhanden sind. So können beispielsweise Kundendaten aus einem CRM und Produktinformationen aus einem Onlineshop gemeinsam für personalisierte Newsletter genutzt werden. Wichtig sind eindeutige Zuständigkeiten für die jeweiligen Daten.
Viele gängige Systeme wie Salesforce, Microsoft Dynamics CRM oder CAS genesisWorld bieten Möglichkeiten zur Anbindung an E-Mail-Marketing-Software. Ob eine fertige Integration vorhanden ist oder eine individuelle Schnittstelle benötigt wird, hängt vom jeweiligen Anbieter und Funktionsumfang ab.
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