Hard- und Soft-Bounces im Newsletter: So kannst Du Deine E-Mail-Zustellrate verbessern

Rechenbeispiel:

Ein Mailing wurde an 10.000 E-Mail-Adressen versendet. 500 Adressen resultieren in einem Hard-Bounce.

Anzahl Bounces (500) / Versandmenge (10.000) * 100 % = 5 % Bounce-Rate

Dauerhafte Bounce-Rates von über fünf Prozent sollten ein Warnsignal sein und die Ursachen müssen analysiert werden. 
Selbst bei einer niedrigen Bounce-Rate von einem Prozent und einem Verteiler mit „nur“ 10.000 Empfänger·innen müssen statistisch nach jedem Versand 100 Adressen kategorisiert und bearbeitet werden. Das kann einiges an Aufwand bedeuten.

Dennoch lässt sich die Frage, ob eine Bounce-Rate gut oder schlecht ist, nicht pauschal beantworten und muss von Fall zu Fall betrachtet werden.

Kontextbeispiele

• B2B‑Verteiler schwanken stärker (Jobwechsel → „User unknown“).
• Neue Versanddomain/IP in der Warm‑up‑Phase: anfangs höhere Soft‑Bounces möglich (Rate‑Limits, Greylisting).
• Inaktive Altbestände erhöhen langfristig die Hard‑Bounce‑Rate.

Hinzu kommt, dass die E-Mails, die über Art und Ursache des aufgetretenen Bounces informieren, nicht standardisiert sind. Professionelle E-Mail-Marketing-Systeme bieten dazu jedoch ein „automatisiertes Bounce-Management“ an. Damit sorgen sie für niedrige Bounce-Rates und saubere Adressverteiler. 

Bounce-Management im E-Mail-Marketing: So schützt Du Reputation & Zustellbarkeit

Ein professionelles Bounce-Management ist ein unverzichtbarer Bestandteil einer professionellen E-Mail-Marketing-Lösung. In der Regel läuft das Bounce-Management automatisiert im Hintergrund ab und die entsprechenden Kennzahlen lassen sich bequem über das Berichtswesen der Software auswerten.

Warum essenziell?

Aus nachfolgenden Gründen ist ein funktionierendes Bounce-Management enorm wichtig:

• Auswertung: 
  Werden unzustellbare E-Mail-Adressen erkannt, fließen diese nicht in die Berechnung der Kennzahlen wie beispielsweise Öffnungs- und Klickraten mit ein.
• Verteilerqualität: 
  Der Anteil an erreichbaren Empfängeradressen ist ein Qualitätsmerkmal für den Verteiler. Regelmäßiges Aussortieren nicht erreichbarer Adressen steigert die Qualität.
• Versandkosten: 
  Nicht erreichbare E-Mail-Adressen werden von nachfolgenden Versendungen ausgenommen. Dadurch fallen die Kosten für den Gesamtversand geringer aus.
• Versandgeschwindigkeit: 
  Wenn nur erreichbare Empfängeradressen der Empfängerliste angeschrieben werden, verkürzt sich die Versandzeit.
• Reputation: 
  Wenn Du wiederholt an eine unzustellbare Adresse sendest, werten Provider das schnell als Spam. Dies wiederum kann sich negativ auf die Zustellbarkeit Deiner Newsletter auswirken und Deine Reputation gefährden. Das kann dazu führen, dass E-Mail-Provider auch gültigen Empfänger·innen keine E-Mails mehr zustellen.
• Monitoring: 
  Die regelmäßige Auswertung von Fehlermeldungen lässt Rückschlüsse auf ein möglicherweise vorhandenes technisches Problem zu. 

So funktioniert’s  

Das Versandsystem wird über das Auftreten von Bounces durch sogenannte Bounce-Messages informiert. Wie oben bereits erwähnt, werden diese Fehlermeldungen von Mailservern automatisch erzeugt, wenn E-Mails nicht an andere Mailserver weitergereicht werden können.

Vereinfacht könnte man den Kreislauf wie folgt beschreiben:

1. Absender·innen verschicken eine Nachricht.  
2. Die Nachricht wird vom Versand-Mail-Server über die Transfer-Mail-Server bis zum empfangenden Server der Empfänger·innen weitergeleitet.  
3. Dieser verweigert die Annahme und meldet in der Regel den Grund zurück an den Transfer-Mail-Server.  
4. Dieser erzeugt dann eine Bounce-Message und schickt sie wieder an den Absender-Server zurück.

 

Deine nächsten Schritte sollten dann wie folgt aussehen:

1. Empfang & Analyse der DSN (Statuscode + Diagnostic‑Text).
2. Klassifizierung (z. B. 5.1.1 = Hard / „User unknown“, 4.2.2 = Soft / „Mailbox full“, 5.7.x = Policy/Auth).
3. Regeln anwenden:
   • Hard: sofort sperren/entfernen (Suppress), Datenquelle prüfen.
   • Soft: 2–5 erneute Zustellversuche in den nächsten 24–72 h. Bei Persistenz temporär sperren oder aus dem aktiven Versand nehmen.
   • Policy (5.7.x): nicht blind erneut senden. Zunächst müssen SPF/DKIM/DMARC und die Provider‑Regeln geprüft werden. Erst dann sollte ein erneuter Zustellversuch erfolgen.

 

Nach einem Newsletter-Versand an eine Empfängerliste mit mehreren Tausend Abonnent·innen kann es daher durchaus vorkommen, dass Du als Absender·in mehrere Hundert Bounce-Messages erhältst. Aufgrund der großen Anzahl empfiehlt es sich daher, diese mithilfe von Bounce-Management der E-Mail-Marketing-Software automatisiert zu bearbeiten. Das beinhaltet ein Regelwerk, welches die nicht standardisierten Fehlermeldungen automatisch analysiert und kategorisiert.

 

Konfigurationsbeispiele und Leistungen eines professionellen Bounce-Managements:

• Automatisch sammeln & verstehen: Bounce‑Meldungen kommen rein und das System erkennt, warum etwas nicht zugestellt wurde.
• Klassifizieren & reagieren:
  • Hard: Adresse automatisch sperren/entfernen.
  • Soft: neu zustellen lassen (mehrere Versuche über 1–3 Tage), wenn weiter erfolglos → pausieren.
  • Policy: blocken, bis die Ursache (Regeln/Absenderprüfung/Abmeldung) behoben ist.
• Drosseln bei Überlastung: Wenn ein Anbieter „zu viel auf einmal“ signalisiert, wird der Versand langsamer ausgerollt.
• Dokumentieren & warnen: Es schreibt mit (Ursache, Anbieter, Zeitpunkt, Kampagne) und warnt bei Auffälligkeiten.
• Reporting & Alerts: Das System zeigt Dir übersichtliche Auswertungen zu den häufigsten Fehlern (auch im Anbietervergleich), Trends und warnt automatisch, wenn etwas kippt (Alerts).

Kurz gesagt: Professionelles Bounce-Management verarbeitet Bounce-Meldungen automatisiert, hält so Kennzahlen sauber, verbessert die Verteilerqualität, spart Versandkosten und schützt vor allem Reputation und Zustellbarkeit, weil dauerhaft unzustellbare Adressen konsequent aus dem Versand genommen und Policy-Probleme erst nach der erfolgreichen Behebung (z. B. SPF/DKIM/DMARC) erneut versucht werden.