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Spamfilter und inhaltliche Prüfung von E-Mails

Unter Spam (englisch für „Abfall“ oder „Plunder“) versteht man den Versand unerwünschter E-Mails. Als unerwünscht gilt eine E-Mail dann, wenn diese dem Empfänger ohne seine ausdrückliche oder zumindest mutmaßliche Einwilligung zugestellt wird.

Die verschiedenen Filtermethoden gegen Spam sind nur noch für unbekannte Absender notwendig, die weder auf einer Blacklist noch auf einer Whitelist stehen und somit bereits aussortiert sind. Bevor Empfänger die E-Mail eines unbekannten Absenders erhalten, wird diese vom Mailserver eingehend auf Spam-Merkmale analysiert. Besteht sie diese Prüfung, wird die E-Mail in den Posteingang des Empfängers zugestellt.

Mancher Spam ist nicht nur lästig, sondern kann unangenehme Folgen haben: So können sich die Empfänger Viren einfangen oder sensible Daten preisgeben, weil sie getäuscht werden. Verbreitete Betrugsmethoden sind beispielsweise Phishing und Spoofing.

Technische Funktionsweise der Spamfilter

Ein Spam-Filter ist ein Programm zum Filtern von elektronisch unerwünschter Werbung (Spam). Die Filterung kann direkt im E-Mail-Programm stattfinden oder auf dem Mailserver des E-Mail-Providers. Dabei kommen verschiedene Filtermethoden zum Einsatz.

Diese können zum Beispiel sein:

  • Überprüfung des zu versendenden Servers
  • Überprüfung der E-Mail-Adresse/-Domain des Absenders
  • Aussortierung nach Header-Inhalten
  • Aussortierung anhand der Mailing-Inhalte

Weiterhin kann auch der Benutzer selbst Mailings als Spam einstufen oder den Spamfilter individuell anpassen.

Beim Filtern wird ein Scoring durchgeführt, bei dem verschiedene spam-verdächtige Merkmale eines Mailings mit Punkten bewertet werden. Diese addieren sich und werden anschließend mit Schwellenwerten verglichen. Daraus lässt sich dann die Spam-Wahrscheinlichkeit des Mailings ableiten. Die gängigsten Spamfilter sind „SpamAssassin“ und „Sender Score“.

Die Schutzmaßnahmen gegen Spam sind in ihrem Verhalten vielfältig, teils unberechenbar und können sich jederzeit verändern. Das ist die negative Seite der Spamfilter: Dieselbe E-Mail, die heute problemlos in einem Postfach landet, kann morgen schon als Spam markiert werden.

Im Kampf gegen Spammer platzieren E-Mail-Provider sogenannte Spamtraps (Spam-Fallen). Das sind E-Mail-Adressen, die keiner Person zugeordnet sind, sondern von Blacklist-Betreibern verbreitet werden. An Spamtrap-Adressen darf eigentlich kein Newsletter versendet werden. Wer dennoch diese E-Mail-Adresse anschreibt, gilt als Spammer und hat die rechtlichen Vorgaben nicht eingehalten. Die Folge ist ein Blacklist-Eintrag.

Es gibt zwei Arten von Spam-Fallen: Zum einen werden E-Mail-Adressen von den Providern absichtlich als Spam-Fallen angelegt. Diese Adressen werden nur von Spam-Bots gefunden, da sie in keiner öffentlichen Liste aufgeführt werden und somit unsichtbar sind. Spam-Bots sind Programme, die automatisiert nach E-Mail-Adressen suchen und an diese Spam-E-Mails senden. Zum anderen werden E-Mail-Adressen, die seit längerer Zeit nicht mehr aktiv sind, von den E-Mail-Providern in Spam-Fallen umgewandelt.

Spamverdächtige Mailing-Inhalte

Neben den genannten technischen Regeln der Spamfilter spielen selbstverständlich auch die Mailing-Inhalte bei der Zustellbarkeit eine Rolle – ebenso wie gewisse Qualitätsstandards. Die meisten Spamfilter analysieren die E-Mail-Inhalte und bestimmen danach, ob es sich um ein Spam-Mailing handelt oder nicht. Viele Komponenten, wie beispielsweise typische Spam- und Phishing-Merkmale, Links oder Mailing-Größe tragen zur Kategorisierung eines Mailings bei. Daher sollte das Mailing vor dem Versand einem Qualitätstest unterzogen und spam-kritische Inhalte nachgebessert werden.

Damit der Inhalt Ihres Mailings nicht als Spam gilt, sollten Sie bei der Mailing-Erstellung spam-verdächtige Wörter wie beispielsweise „gratis“, „Viagra“ und so weiter meiden. Ein weiterer Indikator für Spam-E-Mails sind Satzzeichen und Folgen von Großbuchstaben im Betreff. Ein Spam-Test vor dem Mailing-Versand hilft entsprechende Fehler zu vermeiden.

Achten Sie zudem auf Links und Bilder innerhalb des Mailings: Verweisen diese auf Domains, die auf einer Negativliste stehen, gilt die E-Mail als spam-verdächtig. Daher empfiehlt es sich, Bilder und Links innerhalb des Mailings auf die eigene Domain zu verweisen.

Besteht Ihr Newsletter aus vielen Bildern, kann dies relativ schnell einen Spam-Verdacht auslösen. Ein ausgewogenes Verhältnis von Text und Bildern ist daher einzuhalten. Mit wachsender Reputation können nach und nach mehr Bilder in das Mailing integriert werden. Generell sollte der Bildanteil zu Beginn der Mailing-Aktivitäten nicht mehr als ein Drittel des Mailings ausmachen.

Professionelle E-Mail-Marketing-Systeme haben meist einen solchen Spam-Test integriert. Dieser prüft Ihr Mailing automatisch auf eben genannte Spam-Merkmale.

Sollte trotz aller Sorgfalt und Qualitätsprüfung Ihr Mailing als Spam aussortiert werden, landet es in einem Spam-Ordner. Auf diesen Ordner hat der Empfänger in der Regel Zugriff. Er kann bei Bedarf falsch aussortierte E-Mails als „Nicht-Spam“ kennzeichnen, damit diese zukünftig wieder zugestellt werden. Dabei legt der Empfänger automatisch eine eigene interne Whitelist an.

Bounce-Management

Bounces sind Fehlermeldungen, die von einem Mailserver automatisch generiert werden, sobald eine E-Mail nicht zustellbar ist. Dabei unterscheidet man zwischen Hard- und Softbounces. Hardbounces sind permanente Fehler, wie beispielsweise eine nicht existierende E-Mail-Adresse. Temporäre Fehler werden als Softbounces bezeichnet. Ein Softbounce kann beispielsweise durch ein volles E-Mail-Postfach entstehen.

Ist der Empfänger nicht erreichbar, wird eine Bounce-Nachricht an den Absender übermittelt. Um Risiken für die Zustellbarkeit und für den Kampagnenerfolg zu minimieren, sollten sich E-Mail-Marketer um die erzeugten Bounces kümmern. Ein hoher Bounce-Anteil ist ein Indikator für einen unsauberen Adressverteiler und somit ein Hinweis auf Spam. Hohe Bounceraten schädigen die Reputation. Gebouncte Adressen sollten regelmäßig aus der Datenbank entfernt werden: Hardbounces sofort, Softbounces nach einer gewissen Beobachtungsphase.

Im Kapitel "Pflege und Qualität des Verteilers" finden Sie weitere Information zum Bounce-Management.

Tipps für hohe Zustellraten

Für höchste Zustellraten sollten Unternehmen bei der Wahl des E-Mail-Marketing-Anbieters auf folgende Punkte achten:

  • Frei wählbare Versanddomains und Authentifizierung mit den gängigsten Verfahren wie Sender Policy Framework (SPF), Domainkeys Identified Mail (DKIM), Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC)
  • Zertifizierung als seriöser Versender bei allen international relevanten Internet Service Providern
  • Direkter Kontakt des E-Mail-Marketing-Anbieters mit internationalen Service Providern
  • Ausfallgesicherte Anbindung an Mail- und Datenbankserver
  • Deutsches Hosting für höchstmögliche Daten- und Rechtssicherheit
  • Leistungsstarke Prüfung des Mailings auf Spam-Kriterien und proaktive Überwachung der Zustellung durch den E-Mail-Marketing-Anbieter
  • Bereitstellung individueller Handlungsempfehlungen, falls Zustellprobleme identifiziert werden
  • Das Versandsystem sollte Bounce-Management sowie Versandinformationen über zugestellte und nicht zugestellte Mailings bereitstellen