So erstellen Sie eine professionelle E-Mail Signatur

Eine übersichtliche und vollständige E-Mail-Signatur ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil professioneller Unternehmenskommunikationen. Dieser kleine Baustein am Ende einer Nachricht ermöglicht es den Empfängern, die Absender von Mailings zu identifizieren, und erleichtert eine Kontaktaufnahme.

Außerdem bietet die Signatur, bei der richtigen Aufmachung eine Möglichkeit, Ihre Newsletter oder E-Mails mit dem gewissen Etwas zu beenden und bei den Empfängern mit Ihrer Marke einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.

Während die E-Mail Signatur eines privaten Mailings ausschließlich freiwillige Angaben beinhaltet, sind für geschäftliche E-Mails seit 2007 gesetzlich Pflichtinformationen vorgeschrieben.

In folgendem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen über professionelle Signaturen für Sie zusammengefasst. 

Als E-Mail-Signatur wird der Textabschnitt am Ende einer E-Mail bezeichnet, welcher die Kontaktdaten des Absender enthält. Dieser informiert den Empfänger, wer Sie und/oder Ihr Unternehmen sind und wie Kontakt mit Ihnen aufgenommen werden kann.

Neben den schriftlichen Informationen können sie außerdem Bilder, anklickbare Call-to-Actions und Hyperlinks, beinhalten.

E-Mail-Signaturen sollten dabei nicht zu vielen Informationen auf einmal beinhalten, da sie sonst überladen wirken, gut lesbar sein und Ihre Email immer abschließen.

Warum Sie eine E-Mail-Signatur brauchen

Wie Anfangs bereits erwähnt sind E-Mail-Signaturen nicht nur dafür da, den Empfängern Ihrer Email Ihre Kontaktdaten mitzuteilen. Vielmehr sind sie Teil einer professioneller Unternehmenskommunikationen, welche es Ihnen ermöglicht beim dem Empfänger:innen noch lange nach dem Schließen des Posteingangs in Erinnerung zu bleiben. 

Sie hat also zwei Aufgaben:

1. Informationen über Sie an die Empfänger:innen weiterzugeben

2. Die Aufmerksamkeit der Empfänger:innen auf sich ziehen

Mit einer gut aufgesetzten E-Mail Signatur können Sie:

1. Ihren Empfängern wichtige Kontaktinformationen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen bereit stellen.

2. Einen professionellen und bleibenden Eindruck hinterlassen.

3. Ihren E-Mails das gewisse Etwas verleihen.

4. Über Links Traffic generieren und zu Ihren sozialen Kanälen leiten.

5. Ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens sicherstellen, indem alle Mitarbeiter die gleiche Vorlage verwenden

Somit zeigt sich das vollständige und einprägende E-Mail-Signaturen auch für das E-Mail Marketing relevant sind.

Für wen gilt die Pflicht einer E-Mail-Signatur?

Alle Gewerbetreibende wie u.a. Kaufleute (e.K), Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, oHG, KG, Aktiengesellschaften (AG), Selbstständige, Freiberufler, sind verpflichtet, eine vollständige E-Mail-Signatur in Ihre Mailings einzubinden.

Hierbei kommt nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern lediglich, ob der Absender der E-Mail gewerblich, also nicht privat, tätig ist.

Welche Informationen in Ihre E-Mail-Signatur gehören und welche nicht

Geschäftliche E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sollten vor allem 2 Dinge sein: kurz und informativ.

Dabei sollten folgenden Punkte berücksichtigt werden:

• Der vollständiger Name

• Der Name der Firma

• Die geschäftliche Rufnummer

• Ihre Stellung/Position im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten wie die E-Mail Adresse

• Das Firmen-Logo

• Ein Link zu Ihrer Firmenwebsite und Ihrem Blog

• Die registrierte Adresse Ihres Unternehmens

Außerdem möglich:

• Ein Porträtfoto, damit die Empfänger:innen der E-Mail ein Gesicht zuordnen können

• Icons inkl. Verlinkung zu den vorhandenen Social Media Kanälen der Firma

• Call-to-Action, zu beispielsweiße White Papers oder Webinaren

Informationen auf welche Sie, in Ihrer geschäftlichen E-Mail-Signatur, verzichten sollten sind:

• Links zu Ihren persönlichen Social-Media-Profilen oder Ihrer privaten Website

• Private Telefonnummer oder Adresse

• Zitate und Sprüche

• sonstige Dinge, welche Ihrer E-Mail-Signatur nichts Wertvolles hinzufügen.

Dabei sollten Sie beachten:

Elektronische Nachrichten, welche von eingetragenen Unternehmen verschickt werden, müssen gewisse Pflichtangaben beinhalten. Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.

Recherchieren Sie daher vorab, welche Gesetze für Sie und Ihr Unternehmen gelten und ob Sie verpflichtet sind, entsprechende Klauseln anzufügen.

Private E-Mail-Signaturen

Als Privatperson ist einen E-Mail-Signatur natürlich lediglich optional, trotzdem bietet es sich an mit ihrer Hilfe auf alternative Kontaktmöglichkeitenaufmerksam zu machen oder eigene Projekte, z.B. mit Hilfe von Links auf Sozial Media Profilen oder Blogs, hervorzuheben.

Mögliche Angaben bei privaten Signaturen sind:

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• URL der eigenen Websites

• Links zu Social Media Profilen

Außerdem sind Elemente, welche Sie bei den geschäftlichen Signaturen besser vermeiden sollten, erlaubt.

Dazu gehören:

• Zitate und Sprüche

• Grafiken

• Links zu Ihren persönlichen Social-Media-Profilen oder Ihrer privaten Website

Hierbei sollte jedoch unterschieden werden für welche Anlässe die Email Adresse genutzt wird, denn was im Bekanntenkreis möglicherweise gut ankommt, kann bei der E-Mail-Kommunikation mit Behörden oder bei Bewerbungen für Verwunderung und Irritation sorgen.

Ihre E-Mail Signatur: Tipps zur Gestaltung

Ausgewählte, relevante Informationen und ein ansprechender Stil sind das Wesentliche, wenn es um die Gestaltung einer E-Mail-Signatur geht. 

Überprüfen Sie, dass ausschließlich wichtige Informationen eingebunden sind und die Signatur übersichtlich und gut zu lesen ist.

Mit dem Erscheinungsbild Ihrer ganz eigenen Signatur haben Sie die Möglichkeit, sowohl die Persönlichkeit als auch den einzigartigen Stil Ihrers Unternehmens zu illustrieren. Sie ist ebenso Teil Ihres Brandings wie z.B. eine Visitenkarte.

Hier einige Tipps zu Gestaltung Ihrer E-Mail Signatur:

1. Entscheiden Sie sich für ein Design

Ob einfach oder modern. Ob bunt oder schwarz und weiß. Wichtig ist, dass Sie sich bei Farben und Schriftarten auf ein Minimum begrenzen, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail-Signatur übersichtlich und stimmig aussieht und den Leser weder abgelenkt noch überfordert.

2. Ein einheitliches und stimmiges Erscheinungsbild

Bei der Auswahl Ihres Designs sollten Sie außerdem darauf achten, dass dieses Ihr Unternehmen widerspiegelt und ggf. Unternehmensstandards erfüllt.

Dies kann beinhalten:

• Unternehmensfarben und Schriftarten

• Unternehmens-Logo

• Unternehmenslinks z.B. auf die Firmenwebsite und -Social-Media-Konten

• Anschrift, wie z.B. den Standort der Hauptniederlassung

• Vertraulichkeitserklärung

Achten Sie außerdem auch auf die zuvor erwähnten rechtlichen Pflichtangaben. Erkundigen Sie sich vorab, welche Vorschriften für Sie gelten.

3. Sorgen Sie für Klarheit

Gestalten Sie Ihre Signatur so, dass das Auge auf die Elemente gelenkt wird, die Sie als am wichtigsten erachten. Um das Design übersichtlicher und optisch ansprechend zu halten, können Sie Trennlinien oder Tabellen benutzen.

4. Personalisierung

Signaturen mit Fotos helfen den Empfänger:innen, der E-Mail ein Gesicht zuzuordnen und werden oft als freundlicher empfunden.

Darauf sollten Sie bei Fotos in der Signatur achten:

• Verwenden Sie ein professionelles Foto und kein Selfie oder Urlaubsfoto.

• Entscheiden Sie Sich für ein Portrait anstelle eines Ganzkörperfotos.

• Wählen Sie ein kleines Format. Ein zu großes Bild dauert zu lange, um geladen zu werden.

Aber Achtung: Einige E-Mail-Programme haben Schwierigkeiten damit Nachrichten mit Bildelementen darzustellen oder sortieren diese als Spam aus.

Mehr hierzu weiter unten.

5. Werden Sie Sozial

Durch die Verlinkung der firmeneigenen Social Media Profilen bieten Sie Ihren Lesern eine weitere Möglichkeit, sich mit Ihnen zu verbinden. Dies kann den Aufbau einer laufenden Geschäftsbeziehung unterstützen.

6. Verwenden Sie einen E-Mail Signatur Generator

Vorlagen oder auch E-Mail Signatur Generatoren können Ihnen beim Erstellen einer anschaulichen und informativen E-Mail-Signatur helfen, ohne dass Programmier- oder HTML-Kenntnisse benötigt werden.

Mit ihnen lässt sich der Text schnell bearbeiten, Farben ändern, Links einsetzten, Firmen- Logos oder Fotos hinzufügen und anschließend das erstellte Ergebnis exportieren.

Außerdem ist es Ihnen möglich zwischen verschiedenen Designs zu wechseln und diese auch vergleichen zu können.

Die korrekte Formatierung der E-Mail Signatur

Auch die perfekteste E-Mail Signatur bringt Ihnen nichts, wenn Ihr Design auf Grund von einer falschen Formatierung nicht korrekt oder überhaupt nicht angezeigt wird.

Beachten Sie deshalb diese Tipps:

• Die Öffnungsrate von E-Mails auf mobilen Endgeräten steigt fortlaufend. Denken Sie daher an ein mobiloptimiertes Design Ihrer Signatur, welches auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen gut darstellbar ist.

• Nachrichten mit Bildelementen lassen sich dank HTML-Format zwar ansprechend gestalten, werden jedoch oft falsch dargestellt, als Spam aussortiert oder nur als Anhang einer E-Mail angezeigt.

• Gestalten Sie keinesfalls die gesamte Signatur in ein Bildformat. Denn so wird Ihre Email nicht nur unnötig groß, es kann, wie bei den einzelnen Bildelementen, auch dazu führen, dass die Signatur als Anhang gespeichert oder sogar automatisch blockiert wird.

Zu guter Letzt

Sobald Sie Ihre professionelle E-Mail-Signatur erstellt haben, sollten Sie diese vor der ersten Anwendung auf jeden Fall zuerst einmal testen. Schicken Sie sich hierfür eine eigene Nachricht auf eine Zweit- oder Privat- E-Mail Adresse und überprüfen Sie, am besten auf verschieden Endgeräten, ob alles korrekt dargestellt wird.

Ist dies der Fall sollten Sie nun nur noch daran denken, die Signatur auf dem neuesten Stand zu halten, denn eine E-Mail-Signatur mit veralteten Informationen hinterlässt ein schlechtes Bild Ihres Unternehmens.

Überprüfen Sie deshalb regelmäßig die eingebundenen Links, Telefonnummern etc. auf Aktualität und ersetzen Sie bei Bedarf veraltete Informationen.