So erstellst Du eine professionelle E-Mail-Signatur

Eine übersichtliche und vollständige E-Mail-Signatur ist heutzutage ein wesentlicher Bestandteil professioneller Unternehmenskommunikationen. Dieser kleine Baustein am Ende einer Nachricht ermöglicht es Empfänger·innen, die Absender von Mailings zu identifizieren, und erleichtert eine Kontaktaufnahme.

Durch die richtige Aufmachung Deiner Signatur beendest Du Deine Newsletter oder E-Mails mit dem gewissen Etwas und hinterlässt bei den Empfänger·innen mit Deiner Marke einen bleibenden Eindruck.

Während die E-Mail-Signatur eines privaten Mailings ausschließlich freiwillige Angaben beinhaltet, sind für geschäftliche E-Mails seit 2007 gesetzlich Pflichtinformationen vorgeschrieben.

In folgendem Artikel haben wir die wichtigsten Informationen über professionelle Signaturen für Dich zusammengefasst. 

Warum Du eine E-Mail-Signatur brauchst

Wie bereits erwähnt, sind E-Mail-Signaturen nicht nur dafür da, den Empfänger·innen Ihrer E-Mail Ihre Kontaktdaten mitzuteilen. Vielmehr sind sie Teil einer professionellen Unternehmenskommunikation, welche es Dir ermöglicht, bei Deinen Empfänger·innen noch lange nach dem Schließen des Posteingangs in Erinnerung zu bleiben. 

Sie hat also zwei Aufgaben:

1. Informationen über den Versender weiterzugeben.

2. Die Aufmerksamkeit der Empfänger·innen auf sich ziehen.

Mit einer gut aufgesetzten E-Mail-Signatur kannst Du:

1. Deinen Empfänger·innen wichtige Kontaktinformationen zu Dir und Deinem Unternehmen bereitstellen.

2. Einen professionellen und bleibenden Eindruck hinterlassen.

3. Deinen E-Mails das gewisse Etwas verleihen.

4. Über Links Traffic generieren und zu Deinen Social-Media-Kanälen leiten.

5. Ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens sicherstellen, indem alle Mitarbeiter·innen die gleiche Vorlage verwenden.

Somit zeigt sich, dass vollständige und einprägende E-Mail-Signaturen auch für das E-Mail-Marketing relevant sind.

Für wen gilt die Pflicht einer E-Mail-Signatur?

Alle Gewerbetreibenden wie u. a. Kaufleute (e.K), Handelsgesellschaften wie GmbH, UG, oHG, KG, Aktiengesellschaften (AG), Selbstständige und Freiberufler, sind verpflichtet, eine vollständige E-Mail-Signatur in Ihre Mailings einzubinden.

Hierbei kommt es nicht darauf an, ob eine Eintragung im Handelsregister vorliegt, sondern lediglich, ob der Absender der E-Mail gewerblich, also nicht privat, tätig ist.

Welche Informationen in Deine E-Mail-Signatur gehören und welche nicht

Geschäftliche E-Mail-Signaturen

E-Mail-Signaturen sollten kurz und informativ sein.

Dabei sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:

• Vollständiger Name des Ansprechpartners

• Name der Firma

• geschäftliche Rufnummer

• Stellung/Position des Ansprechpartners im Unternehmen und individuelle Kontaktdaten wie die E-Mail-Adresse

• Firmenlogo

• Ein Link zur Firmenwebsite und ggf. Blog

• Die registrierte Adresse des Unternehmens

Außerdem möglich:

• Ein Porträtfoto, damit die Empfänger·innen der E-Mail ein Gesicht zuordnen können

• Icons inkl. Verlinkung zu den vorhandenen Social-Media-Kanälen der Firma

• Call-to-Action, beispielsweise zu Whitepapern oder Webinaren

Informationen, auf die verzichtet werden sollte:

• Links zu persönlichen Social-Media-Profilen oder privaten Websites

• Private Telefonnummer oder Adresse

• Zitate und Sprüche

• Inhalte ohne Mehrwert für die Leser·innen

Wichtig zu beachten:

Elektronische Nachrichten, die von eingetragenen Unternehmen verschickt werden, müssen gewisse Pflichtangaben beinhalten. Fehlende oder unvollständige E-Mail-Pflichtangaben können verschiedene rechtliche Folgen haben.

Recherchiere daher vorab, welche Gesetze für Dich und Dein Unternehmen gelten und ob Du verpflichtet bist, entsprechende Klauseln anzufügen.

Private E-Mail-Signaturen

Als Privatperson ist einen E-Mail-Signatur natürlich lediglich optional. Trotzdem bietet es sich an, mit ihrer Hilfe auf alternative Kontaktmöglichkeiten aufmerksam zu machen oder eigene Projekte hervorzuheben, z. B. mithilfe von Links auf Social-Media-Profile oder Blogs.

Mögliche Angaben bei privaten Signaturen sind:

• Vor- und Nachname

• Telefonnummer

• E-Mail-Adresse

• URL der eigenen Websites

• Links zu Social-Media-Profilen

Außerdem sind Elemente, welche Du bei den geschäftlichen Signaturen besser vermeiden solltest, erlaubt.

Dazu gehören:

• Zitate und Sprüche

• Grafiken

• Links zu persönlichen Social-Media-Profilen oder privaten Websites

Hierbei sollte jedoch unterschieden werden, für welchen Anlass die E-Mail-Adresse genutzt wird. Denn was im Bekanntenkreis möglicherweise gut ankommt, kann bei der E-Mail-Kommunikation mit Behörden oder bei Bewerbungen für Verwunderung und Irritation sorgen.

Deine E-Mail-Signatur: Tipps zur Gestaltung

Relevante Informationen und ein ansprechender Stil sind das Wesentliche, wenn es um die Gestaltung einer E-Mail-Signatur geht. Überprüfe, dass ausschließlich wichtige Informationen eingebunden sind und die Signatur übersichtlich und gut zu lesen ist.

Mit dem Erscheinungsbild Deiner Signatur hast Du die Möglichkeit, sowohl die Persönlichkeit als auch den einzigartigen Stil Deines Unternehmens zu illustrieren. Sie ist ebenso Teil Deines Brandings wie z. B. eine Visitenkarte.

Hier einige Tipps zu Gestaltung Deiner E-Mail-Signatur:

1. Entscheide Dich für ein Design

Egal ob einfach, modern, bunt oder schwarz und weiß – wichtig ist, dass Du Dich bei Farben und Schriftarten in der Signatur auf ein Minimum begrenzt. So kannst Du sicherstellen, dass diese übersichtlich und stimmig aussieht und die Leser·innen weder abgelenkt noch überfordert werden.

2. Ein einheitliches und stimmiges Erscheinungsbild

Bei der Auswahl Deines Designs solltest Du außerdem darauf achten, dass dieses Dein Unternehmen widerspiegelt und ggf. Unternehmensstandards erfüllt.

Dies kann beinhalten:

• Unternehmensfarben und Schriftarten

• Logo

• Links z. B. auf die Firmenwebsite und Social-Media-Konten

• Anschrift, wie z. B. den Standort der Hauptniederlassung

• Vertraulichkeitserklärung

Achte außerdem auch auf die zuvor erwähnten rechtlichen Pflichtangaben. Erkundige Dich vorab, welche Vorschriften für Dich gelten.

3. Sorge für Klarheit

Gestalte Deine Signatur so, dass das Auge auf die Elemente gelenkt wird, die am wichtigsten sind. Um das Design übersichtlicher und optisch ansprechend zu halten, kannst Du Trennlinien oder Tabellen benutzen.

4. Personalisierung

Signaturen mit Fotos helfen den Empfänger·innen, der E-Mail ein Gesicht zuzuordnen und werden oft als freundlicher empfunden.

Darauf solltest Du bei Fotos in der Signatur achten:

• Verwende ein professionelles Foto und kein Selfie oder Urlaubsfoto.

• Entscheide  Dich für ein Porträt anstelle eines Ganzkörperfotos.

• Wähle ein kleines Format. Ein zu großes Bild hat zu lange Ladezeiten.

Aber Achtung: Einige E-Mail-Programme haben Schwierigkeiten, Nachrichten mit Bildelementen darzustellen oder sortieren diese als Spam aus.

Mehr hierzu weiter unten.

5. Werde sozial

Durch die Verlinkung der firmeneigenen Social-Media-Profilen bietest Du Deinen Leser·innen eine weitere Möglichkeit, sich mit Dir zu verbinden. Dies kann den Aufbau einer laufenden Geschäftsbeziehung unterstützen.

6. Verwende einen E-Mail-Signatur-Generator

Vorlagen oder auch E-Mail-Signatur-Generatoren können Dir beim Erstellen einer anschaulichen und informativen E-Mail-Signatur helfen, ohne dass Programmier- oder HTML-Kenntnisse benötigt werden.

Mit ihnen lässt sich der Text schnell bearbeiten, Farben ändern, Links einsetzten, Firmenlogos oder Fotos hinzufügen und anschließend das erstellte Ergebnis exportieren.

Außerdem ist es damit möglich, zwischen verschiedenen Designs zu wechseln und diese zu vergleichen.

Die korrekte Formatierung der E-Mail-Signatur

Auch die perfekte E-Mail-Signatur bringt Dir nichts, wenn Dein Design aufgrund einer falschen Formatierung nicht korrekt oder überhaupt nicht angezeigt wird.

Beachte deshalb diese Tipps:

• Die Öffnungsrate von E-Mails auf mobilen Endgeräten ist sehr hoch. Denk daher an ein mobiloptimiertes Design Deiner Signatur, welches auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen gut darstellbar ist.

• Nachrichten mit Bildelementen lassen sich dank HTML-Format zwar ansprechend gestalten, werden jedoch oft falsch dargestellt, als Spam aussortiert oder nur als Anhang einer E-Mail angezeigt.

• Gestalte keinesfalls die gesamte Signatur in ein Bildformat. Dadurch wird Deine E-Mail nicht nur unnötig groß, und es kann dazu führen, dass die Signatur als Anhang gespeichert oder sogar automatisch blockiert wird.

Zu guter Letzt

Sobald Du Deine professionelle E-Mail-Signatur erstellt hast, solltest Du diese vor der ersten Anwendung einmal testen. Schicke Dir hierfür eine eigene Nachricht auf eine Zweit- oder private E-Mail-Adresse und überprüfe, am besten auf verschiedenen Endgeräten, ob alles korrekt dargestellt wird.

Ist dies der Fall, solltest Du nun nur noch daran denken, die Signatur auf dem neuesten Stand zu halten, denn eine E-Mail-Signatur mit veralteten Informationen hinterlässt ein schlechtes Bild Deines Unternehmens.

Überprüfe deshalb regelmäßig die eingebundenen Links, Telefonnummern etc. auf Aktualität und ersetze bei Bedarf veraltete Informationen.