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Zustellprozess einer E-Mail: Schritt für Schritt erklärt

  • 25.05.2020 von Eva Hahnelt

Zustellbarkeit ist ein essenzieller, aber auch komplexer Erfolgsfaktor im E-Mail-Marketing, der viele Fragen aufwirft: Welche Faktoren beeinflussen die Zustellbarkeit? Was genau bedeutet Reputation? Was können Marketer selbst tun, damit ihre Mailings im Posteingang ihrer Empfänger ankommen? Welche Anforderung sollte eine E-Mail-Marketing-Software erfüllen? Was ist Domain Alignment? Abhilfe schafft unser Whitepaper „Zustellbarkeit im E-Mail-Marketing – So kommen Ihre Mailings sicher an". Darin beantworten wir nicht nur diese und andere Fragen, sondern bereiten das vielschichtige Thema Zustellbarkeit verständlich auf. Hier im Blog nehmen wir verschiedene Aspekte dieses Whitepapers unter die Lupe. Heute schauen wir uns zum Einstieg in das Thema den Zustellprozess mit seinen Prüfschritten an.

Auf ihrem Weg zum Empfänger muss eine E-Mail zahlreiche Stationen im Zustellprozess passieren – zunächst server-, später auch clientseitig. Erst nachdem sie die Prüfschritte erfolgreich bestanden hat, landet sie im Posteingang des Empfängers. Der gesamte Prozess lässt sich folgendermaßen darstellen:

Gehen wir die Grafik Schritt für Schritt durch: Nachdem die E-Mail auf den Weg gebracht wurde, wird sie mittels verschiedener Methoden vom empfangenden Mailserver geprüft:

  • Authentifizierung: Im ersten Schritt wird der Absender authentifiziert. Das heißt, es wird sichergestellt, dass der Versender auch wirklich der ist, der er vorgibt zu sein, und keine fremde Identität vortäuscht. Dies dient zum Schutz des Empfängers. Mit Hilfe von Authentifizierungsverfahren wie Sender Policy Framework (SPF), DomainKeys Identified Mail (DKIM) und Domain-Based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC) wird die Identität des Absenders auf Echtheit geprüft. Dem Absender verschafft dies eine vertrauenswürdige und entsprechend hohe Reputation.

SPF, DKIM und DMARC sagen Ihnen nichts?

Kein Problem – in unserer Knowledge Base erklären wir alle Begriffe rund um das Thema Zustellbarkeit.

  • Whitelist: Hat die E-Mail den Authentifizierungstest bestanden, wird geprüft, ob ihr Absender auf einer Whitelist steht. Whitelists oder Positivlisten enthalten Domains und IPs, die der E-Mail-Marketing-Anbieter beziehungsweise Empfänger als vertrauenswürdig einstuft. So wird dafür gesorgt, dass seriöse, gewünschte E-Mails den Empfänger auch erreichen. Steht der Absender auf einer Whitelist, entfällt in der Regel die serverseitige Spam-Filterung und die E-Mail wird direkt zugestellt. Es gibt öffentliche Whitelists, aber jeder Empfänger kann auch eine eigene Positivliste führen.
  • Server Policy: Ein weiterer Baustein im Prüfprozess ist die Server Policy, die die Sicherheitsrichtlinien und Konfiguration des Servers beinhaltet. Je nach Einstellung entscheidet auch sie darüber, ob eine E-Mail zugestellt wird oder nicht.
  • Blacklist: Das negative Pendant zur Whitelist ist die Blacklist. Sie enthält nicht vertrauenswürdige Mailserver, deren E-Mails sofort aussortiert werden. Unseriöse Absender werden in öffentlichen Blacklists erfasst, außerdem führen E-Mail-Marketing-Anbieter und Empfänger eigene Negativlisten in Ihrer Software-Lösung.
  • Reputation: Die Reputation des Absenders ist ausschlaggebend dafür, ob die E-Mail die Prüfungen im Zustellprozess besteht oder nicht: Je besser die Reputation, desto größer sind die Chancen, dass die E-Mail im Posteingang des Empfängers landet – und umgekehrt. Die meisten ISPs pflegen ihre eigenen Reputationsdatenbanken nach ihren Bestimmungen. Aber generell gilt: Bounces beeinflussen die Reputation negativ, Authentifizierungsverfahren stärken sie.
  • Inhaltscheck: Hat die E-Mail es bis hierhin geschafft, prüft im letzten Schritt der Spamfilter des empfangenden Mailservers den Inhalt der E-Mail auf spamverdächtige Elemente. Gibt es nichts zu beanstanden, wird sie zugestellt.

Zugestellt bedeutet aber noch nicht, dass es die E-Mail schon in den Posteingang des Empfängers geschafft hat. Denn nachdem sie zahlreiche serverseitige Hürden genommen hat, muss die E-Mail nun noch vom Empfänger akzeptiert werden:

  • Benutzercheck: Zuletzt prüft der Spamfilter des eingesetzten E-Mail-Clients die Inhalte der E-Mail noch einmal. Hier ist relevanter Content entscheidend, denn der Empfänger kann seinen Spamfilter individuell konfigurieren. Erst wenn auch diese Prüfung erfolgreich gemeistert wird, erreicht die E-Mail endlich ihr Ziel: das Postfach des Empfängers.

Keine leichte Kost, dieser Prüfprozess. Die gute Nachricht ist: Marketer können bei allen Schritten Einfluss auf die Zustellbarkeit ihrer Mailings nehmen. Dafür sind technische Vorkehrungen notwendig – sowohl beim Absender selbst als auch beim E-Mail-Marketing-Anbieter. Was dafür genau getan werden muss, erfahren Sie in unserem Whitepaper „Zustellbarkeit im E-Mail-Marketing – So kommen Ihre Mailings sicher an“:

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Über den Autor

Eva Hahnelt

Eva Hahnelt gehört seit 2011 zum Inxmail Marketing Team und ist dort inzwischen als Content Redakteurin tätig. In ihren Aufgabenbereich fallen das Lektorat und Erstellen von Texten für die verschiedenen Kommunikationskanäle, wie zum Beispiel Whitepaper, Blog oder Knowledge Base.

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