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Warenausgangsmails für Online-Shops

  • 17.10.2013 von Stefan Biermann
  • Rubrik: Tipps und Tricks

Wer kennt das nicht? Man hat was Tolles im Internet bestellt und wartet nun sehnsüchtig darauf dass es ankommt. Viele Online Händler versenden Status E-Mails damit man auf dem Laufenden ist. Doch oft sind diese Statusmails mehr schlecht als recht umgesetzt. Erfahren Sie jetzt im Blog-Beitrag am Beispiel der Warenausgangsmail wie man einen solchen Prozess mit Inxmail Professional umsetzen kann.

Sie haben Post!

Bevor das ersehnte Paket zuhause ankommt, muss die bestellte Ware erst mal zum Kunden transportiert werden. Das Verlassen des Lagers und Übergabe an den Transportdienst wird als Warenausgang bezeichnet und daher kommt auch der Name für die Mail die dem Kunden diesen Status anzeigt. Diese wird vom Shop oder Warenwirtschaftsprogramm verschickt. Für gewöhnlich handelt es sich dabei um eine einfache E-Mail im Textformat die den Inhalt des Paketes angibt und zu dem ein Link zur Online Verfolgung des Paketes des zuständigen Transportdiensts. Im Grunde ist dies ausreichend, aber nicht gerade sehr schön für den Empfänger. Denn oftmals funktioniert der Link zur Paketverfolgung noch gar nicht, da die E-Mail direkt mit Verlassen des Pakets aus dem Lager verschickt wurde. Ein weitere negativer Aspekt ist das diese E-Mails oft wegen dem fehlenden Whitelisting im Spam-Ordner landen.

Schöner bunter kundenorientierter

Das ganze lässt sich natürlich auch wesentlich schöner gestalten und den Erfolg messbar machen. Im Prinzip ist es ziemlich einfach wie man so etwas umsetzen kann. Doch vor der Umsetzung erst ein paar kleinere Überlegungen über den Typ Warenausgangsmail. Zuerst sollte man sich überlegen welchen Inhalt die E-Mail hat. Ok, das sollte ziemlich klar sein in Form von einer Auflistung der bestellten Waren und Informationen zum Transportdienst sowie ein Link zu dessen Onlineverfolgung.[nbsp] Des weiteren wäre ein Link zum Kundenkonto im Shop oder direkt auf die Bestellung sinnvoll.

Die Frage des Inhalts

Der ganze Inhalt sollte im CI der Firma präsentiert werden damit der Kunde ein einheitliches Bild hat. Hier bietet es sich an ein ähnliches Layout zu wählen wie beim klassischen Newsletter. So ist ein hoher Wiedererkennungswert gewährleistet und nebenbei lassen sich so auch einige der Links und Bilder tracken um messbare Ergebnisse über die Öffnungsrate usw. gewinnen. Auch eine Optimierung für mobile Endgeräte macht Sinn. Alles in allen bietet sich hier geradezu ein Template für Inxmail Professional an, denn damit ist all das möglich.

Versandzeitpunkt gesucht

Nach dem der Inhalt und Aussehen klar definiert ist, stellt sich die Frage nach dem Versandzeitpunkt. Oft wird das ganze über eine Statusänderung im Shop ausgelöst und sofort die E-Mail an einen einzigen Kunden geschickt. Dabei ist dies nicht notwendig, das Paket wird in der Regel erst am nächsten Tag zugestellt und somit braucht die Versendung nicht unmittelbar erfolgen.[nbsp] Es reicht also aus wenn am frühen Abend einmal ein Massenversand an alle Kunden raus geht deren Ware heute verschickt wurde.

Praktische Umsetzung mit Inxmail Professional

Nach diesen Vorüberlegungen geht es an die Frage wie man ein solches Szenario umsetzt. Mit Inxmail Professional können Sie dies leicht tun. Um den täglichen Versand zu gewährleisten muss eine Triggermail wie im Blogbeitrag Trigger-Mailings für jeden Anlass meiner Kollegin beschrieben aufgesetzt werden. Fehlen noch die Inhalte und die Empfänger.

Her mit dem Inhalten

Der dynamische Inhalt, also die einzelnen Waren die im Paket sind und die Links zur Paketverfolgung, kommen per Webservice Aufruf zum Versandzeitpunkt in das Mailing. Dieses Feature nennt sich in Inxmail Professional Content-Include und gehört zum Standard des Programms. Damit lassen sich dynamische Inhalte einmal pro Versand oder pro Empfänger beim Versand in das Mailing einbinden. Der Webservice liefert die Informationen für den Inhalt in Form eines XML. Dieses XML kann beliebig frei definiert werden, da über eine XSLT Transformation das XML zu HTML bzw. Text umgewandelt und in das Mailing eingepasst wird.

Ohne Empfänger, kein Versand

Damit die Triggermail auch an Kunden versendet wird braucht es noch die Empfänger. Diese können zum Beispiel über die Inxmail Professional API oder automatisierten CSV Import (ab Version 4.4) hinzugefügt werden. Wenn auch dies erledigt ist, steht dem ersten erfolgreichen Versand einer Warenausgangsmail nichts mehr im Wege. Das Schaubild zeigt den ganzen beschriebenen Prozess im Überblick.

Fazit

Mit ziemlich einfachen Mitteln lässt sich für den Kunden und somit für den Shop Betreiber echten Mehrwert genieren. Ist der gesamte Prozess erst einmal umgesetzt, läuft dieser ohne manuelle Schritte vollautomatisch ab. Dieses Szenario lässt sich auch leicht auf Lifecycle Mailings wie zum Beispiel „Druckertinte leer? Hier können Sie neue Bestellen“ übertragen.

Über den Autor

Stefan Biermann

Stefan Biermann ist Consultant im Connected Solutions Team bei Inxmail. Zu seinem Spezialgebiet gehören Integrationslösungen für die nahtlose Anbindung von Inxmail an Drittsysteme. In diesem Rahmen berät er Kunden rund um die Nutzungsmöglichkeiten der Inxmail Professional API in ihrer Systemlandschaft. Zu seinem Handwerkszeug gehören neben der Beratung auch die Umsetzung von komplexen Kundenprojekten sowie Anwenderschulungen rund um die Schnittstelle. Als Mitglied der „Dev-Ops Gilde“ treibt er zudem Prozessverbesserung bei Inxmail aktiv voran.

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