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PDF-Dokumente personalisiert als Anhang versenden

  • 15.07.2013 von Michael Uhrich
  • Rubrik: Tipps und Tricks

Die Personalisierung ist ein wichtiger Bestandteil im E-Mail Marketing. Ein personalisierter Newsletter steigert durch direkte Ansprache und individuelle Inhalte die Aufmerksamkeit des Lesers. Außerdem sind die Performance-Werte eines personalisierten Mailings doppelt so hoch wie die eines unpersonalisierten (Newsmarketing, 2009).

Neben den Standardpersonalisierungen im Newsletter (wie beispielsweise Betreffzeile, Anrede oder komplette Inhaltsblöcke) gibt es auch die Möglichkeit, E-Mail Anhänge in Form eines PDF-Dokuments zu personalisieren. Dabei sind die Personalisierungsmerkmale die gleichen wie in E-Mails. Ein solches Dokument ist ein ausgezeichnetes Mittel, um Ihre aktuellen Marketingkampagnen zu unterstützen. Beispiele für personalisierte PDF-Anhänge sind Gutscheine, Einladungen, Tickets, Broschüren oder spezielle Angebote.

Personalisierte PDF-Dokumente haben viele Vorteile

Die Vorteile eines PDF-Dokumentes gegenüber den herkömmlichen Versandformaten (Text, HTML) sind:

  • Identische Darstellung unabhängig vom eingesetzten E-Mail-Client: Empfänger von Text-Mailings kommen ebenfalls in den Genuss von Grafiken und Bildern.
  • Hohe Sicherheit: Durch die Sicherheitseinstellungen lässt sich die unberechtigte Weitergabe an Dritte unterbinden.
  • Einfache Archivierung und Ausgabe (Drucken) des Dokumentes.

Obwohl in dieser Personalisierungsart viel Potenzial schlummert, wird sie von Unternehmen nur wenig genutzt [-]zu groß sind die Bedenken bezüglich Erstellungskosten. Allerdings ist die Erstellung eines solchen Dokuments völlig kostenlos und mit etwas Geschick relativ einfach selbst zu realisieren. Im Gegensatz zu Print-Mailings/-Aktionen sparen Sie sich die Druck- und Versandkosten.

So funktioniert die Erstellung personalisierter PDF-Anhänge

Damit Sie mit der Erstellung eines PDF-Dokuments beginnen können, laden Sie sich die aktuelle OpenOffice Version herunter. Mit den Programmen Impress (entspricht Microsoft Power-Point) oder Writer (entspricht Microsoft Word) können Sie PDF-Dokumente mit Formularfeldern erstellen.

Beginnen Sie die Umsetzung mit dem Grundlayout, welches aus Text und Grafiken besteht (s. folgende Abbildung).

Danach setzen Sie hinter den Text die eigentlichen Formularfelder (s. folgende Abbildung).

Wenn Ihr Dokument fertig ist, können Sie es in das E-Mail-Marketing Programm importieren. Dort werden die Formularfelder mit den Daten der Empfängerdatenbank verknüpft und personalisiert (s. folgende Abbildung).

Bevor das Mailing mit dem Anhang verschickt wird, müssen Sie sich Gedanken über die Datensicherheit machen. Bei bezahltem Content, z.B. einem Gutschein, sollte das Dokument einen besonderen Schutz aufweisen. Inhalte dürfen nicht vom Empfänger abgeändert werden können. Daher ist es manchmal sinnvoll, das Kopieren oder Drucken von Inhalten zu unterbinden. Durch den Einsatz eines Passwortschutzes lässt sich die Weiterverbreitung des Gutscheins einschränken.

Sobald Sie das Mailing versenden, wird das Dokument automatisch mit den passenden Kundendaten personalisiert (s. folgende zwei Abbildungen).

Nach dem Versand können Sie den Erfolg des Mailings mit dem integrierten Auswertungsmodul des E-Mail-Marketing Programms prüfen. Verlinkungen innerhalb des Gutscheins können bei eingesetztem persönlichem Tracking ebenfalls ausgewertet werden.

Über den Autor

Michael Uhrich

Michael Uhrich ist Trainer und Consultant im Inxmail Academy Team. Zu seinen Hauptaufgaben gehören, neben der Planung und Durchführung von Anwendertrainings und Workshops, die Konzeption und Erstellung von Smart Guides und Video Guides rund um Inxmail Professional und das Thema E-Mail-Marketing. Bei seiner Arbeit ist Michael Uhrich besonders wichtig, das E-Mail-Marketing Know-how so aufzubereiten, dass es den Lernenden Spaß macht.

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