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Viele info@-E-Mail-Adressen im Newsletter-Verteiler – was kann man tun?

  • 24.07.2014 von Michael Waßmer
  • Rubrik: Tipps und Tricks

Die Verwendung von info@-E-Mail-Adressen ist bei vielen Unternehmen und Webseiten beliebt und so verwundert es nicht, dass die eine oder andere info@-Adresse in fast jedem Newsletter-Verteiler auftaucht. Auch andere generische E-Mail-Adressen wie z.B. mail@, kontakt@ etc. finden sich dort zuhauf. In den Verteilerlisten der Versender verursachen diese Adressen jedoch häufig Probleme, wenn sich mehrere real existierende Personen eine dieser E-Mail-Adressen teilen. Wir geben Tipps und Lösungsvorschläge, wie damit umgegangen werden kann.

Was ist das Problem mit den info@-E-Mail-Adressen?

Die meisten gängigen Newsletter-Softwares wie z.B. Inxmail Professional lassen nur einen Empfängerdatensatz pro E-Mail-Adresse zu. Der große Vorteil hierbei ist die konsequente Vermeidung von Dubletten und den damit verbundenen Problemen. Dabei ist es jedoch nicht möglich, dass mehrere Personen sich gleichzeitig mit derselben E-Mail-Adresse registrieren. Je nach Einstellungen im E-Mail-Marketing Tool wird nur der zuerst oder zuletzt bei der Anmeldung übermittelte Empfängerdatensatz gespeichert. Alle anderen Eintragungen werden dementsprechend verworfen oder überschrieben.

Problematisch wird es in der Praxis jedoch bei der gleichzeitigen Anmeldung von mehreren Personen, die dieselbe E-Mail-Adresse benutzen. In diesem Falle werden die jeweiligen Newsletter-Inhalte nur mit den Daten des aktuell zur E-Mail-Adresse hinterlegten Empfängerdatensatzes personalisiert. Das Newsletter-System versendet pro Versand somit auch nur eine einzige Nachricht an die jeweilige E-Mail-Adresse.

In dieser Konfiguration ist es also nicht möglich, mehrere Empfänger unter der gleichen E-Mail-Adresse persönlich anzuschreiben. Das Abschalten oder Umgehen der Prüfung auf Dubletten ist in diesen Fall auch keine Lösung. Hier wäre zwar ein gleichzeitiges Anschreiben der Empfänger mit individueller Personalisierung möglich, jedoch mit dem Nachteil, dass die Abmeldung vom Newsletter nicht den einzelnen Empfängern zugeordnet werden kann. Auch ein rechtlich einwandfreier Nachweis der Einwilligung zum Newsletter-Erhalt mittels Double-Opt-In-Verfahren ist dabei nichtmehr möglich.

Große Internet-Portale wie z.B. Facebook haben das Problem bereits erkannt und verweigern die Eingabe von generischen E-Mail-Adressen wie z.B. info@ oder Webmaster@. Bei Social-Media-Portalen ist es nämlich von besonderer Bedeutung, dass einzelne Personen hinter den jeweiligen Profilen stehen, die durch ihre real existierende persönliche E-Mail-Adresse repräsentiert werden.

Wie viele Adressen Ihres Verteilers sind info@-E-Mail-Adressen?

Die Anzahl an betroffenen E-Mail-Adressen hängt vor allem von der Menge der B2B- und B2C-Kontakte ab. So sind im B2B-Bereich beispielsweise info@-Adressen weiter verbreitet als im B2C-Bereich. Zudem kommt es im B2C-Bereich auch öfter vor, dass mehrere Personen sich eine einzige E-Mail-Adresse teilen.

Wie ist die Ausgangslage im B2B?

Um einen Eindruck von den Dimensionen der Verwendung von info@-Adressen zu bekommen, habe ich 40.000 B2B-E-Mail-Adressen untersucht und war selbst überrascht, dass insgesamt etwas über vier Prozent info@-Adressen sind. Zusammen mit weiteren generischen Adressen wie z.B. mail@, marketing@, office@ und kontakt@ machen diese über 5% aus, was mehr als 2.000 Kontakten entspricht. Wie viele Personen sich die jeweilige Adresse teilen, konnte ich systembedingt nicht feststellen, da diese Dubletten vorher automatisch bereinigt wurden, sodass jeweils nur der aktuellste Empfängerdatensatz zu einer Adresse vorhanden war.

Wie viele Adressen sind im B2C betroffen?

Im B2C sind info@-E-Mail-Adressen weit weniger verbreitet als im B2B. Bei einem Verteiler mit 600.000 B2C-Adressen waren lediglich etwas mehr als ein halbes Prozent info@-Adressen. Zusammengenommen mit anderen generischen Adressen wie mail@, kontakt@, webmaster@ und post@ machten diese weniger als ein Prozent und damit weniger als 6.000 Kontakte aus. Auch hier konnte ich nicht feststellen, wie viele Personen sich jeweils eine generische E-Mail-Adresse teilten. Es liegt jedoch die Vermutung nahe, dass dies weit weniger als im B2B-Bereich sind.

Welche Lösungen für das Problem mit den info@-Adressen gibt es?

Für die Lösung des Problems mit Personen, die sich eine info@-Adresse teilen, kommen verschiedene Ansätze in Betracht. Prinzipiell geht es dabei immer darum, dass jede im Verteiler vorhandene E-Mail-Adresse nur einem Empfängerdatensatz und einem real existierenden Empfänger zugeordnet sein sollte.

Import von Empfängerdaten

Vor dem Import von Empfängerdaten aus Fremdsystemen (z.B. CRM-System) sollten allgemeine info@-Adressen durch personenbezogene E-Mail-Adressen ersetzt werden, da sonst nur ein einziger Empfängerdatensatz zu dieser Adresse in das Newsletter-System importiert wird. Dies kann zum Beispiel am Telefon erfolgen, wenn ein entsprechendes Einverständnis zur telefonischen Kontaktaufnahme vorliegt. Neue E-Mail-Kontakte sollten per Double-Opt-In verifiziert und entsprechend protokolliert werden.

Newsletter-Anmeldeformular

Beim Formular zur Newsletter-Anmeldung auf der Webseite kann ein entsprechender Hinweis angezeigt werden, dass die Empfänger möglichst keine generischen E-Mail-Adressen verwenden sollten. Eine optionale Eingabeüberprüfung kann nach typischen Zeichenketten wie z.B. info@, webmaster@ etc. suchen und die Eingabe diesbezüglich blockieren. Dadurch ist es nichtmehr möglich, sich mit einer entsprechenden Adresse anzumelden.

Hinweis im Newsletter

Für bestehende E-Mail-Verteiler bietet sich die Möglichkeit an, betroffene Empfänger durch einen Hinweis im Newsletter oder per selbstständigem Sondermailing auf die Problematik mit generischen E-Mail-Adressen hinzuweisen und zum Ändern der Adresse oder zum erneuten Anmelden mit einer persönlichen E-Mail-Adresse aufzufordern.

Fazit

Abschließend kann zusammengefasst werden, dass Probleme mit generischen info@-Adressen nur auftreten, wenn sich mehrere Personen diese E-Mail-Adresse teilen. Dies kommt besonders häufig im B2B-Bereich vor, wo der Anteil dieser Art von Adressen etwa fünf Prozent des Verteilers ausmacht. Durch die fehlende Zuordnung können Probleme bei der Personalisierung und dem Abmelden von Newslettern auftreten.

Die beste Lösung für das Problem ist, generische E-Mail-Adressen bereits bei der Anmeldung zum Newsletter zu erkennen und den Benutzer darauf hinzuweisen, eine persönliche E-Mail-Adresse zu verwenden. Vor dem Import von Empfängerdaten in die Versand-Software sollten generische E-Mail-Adressen zudem bereinigt oder einzelnen Personen zugeordnet werden. Sind die info@-Adressen erst einmal im System, können entsprechende Hinweise im Newsletter die Empfänger dazu motivieren, sich mit ihrer persönlichen E-Mail-Adresse anzumelden.

Über den Autor

Michael Waßmer

Michael Waßmer ist fachlicher Leiter Online- und Performance-Marketing bei Inxmail. Als Experte für E-Mail-Marketing und "irgendwas mit Computern" ist der ehemalige Trainer und Consultant zudem Autor zahlreicher Fachbeiträge und Blogartikel.

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