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iCal im Newsletter: So verpassen Ihre Kunden keine Termine mehr

  • 21.11.2013 von Michael Uhrich
  • Rubrik: Tipps und Tricks

Damit Teilnehmer eine beworbene Veranstaltung im Mailing direkt in ihren Terminkalender übernehmen können, empfiehlt es sich dem Newsletter einen Kalendereintrag anzufügen. Dieser Eintrag enthält die Beschreibung des Events mit Ort und Uhrzeit. Der Leser hat so die Möglichkeit den beworbenen Termin mit einem Klick in seinen Terminplaner zu übernehmen. Die Inxmail Academy integriert bei der Bewerbung von Webinaren und Anwendertrainings per Mailing selbst Kalendereinträge. Eine Klickrate von bis zu 50 Prozent spricht dafür, dass der Kunde den Service gerne in Anspruch nimmt.

Was ist eine iCal-Datei und wie erstelle ich sie?

Den Kalendereintrag müssen Sie vorab in einem separaten Programm erzeugen. Den Standard für solche Kalendereinträge bildet das Datenformat iCalendar (iCal). Der Dateiname endet meist mit .ics. Mit den gängigsten Terminplaner-Programmen können Sie einen solchen Kalendereintrag generieren. Nachfolgend beschreibe ich Ihnen die Erstellung in Microsoft Outlook 2011, Apple iCal 5 und CAS genesisWorld. Bei anderen Terminkalender-Programmen ist das Vorgehen sehr ähnlich.

iCal-Eintrag in Outlook 2011 erstellen

  1. Starten Sie Outlook 2011 und klicken Sie auf die Schaltfläche „Kalender“.
  2. Wechseln Sie zu dem Datum und der Uhrzeit, an dem der Termin stattfinden soll.
  3. Führen Sie einen Doppelklick durch.
  4. Das Fenster zum neu Anlegen eines Termins öffnet sich.
  5. Tragen Sie hier als Betreff den Seminartitel ein und geben Sie den Ort an. Hinterlegen Sie unter „Ort“ einen Eintrag, der auf eine Veranstaltung hinweist. Tragen Sie das Datum inklusive Start- und Enduhrzeit ein. Das Textfeld darunter lässt sich für einen kurzen Anreißer bezgl. Seminarinhalten nutzen.
  6. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche „Speichern und Schließen“.
  7. Den Kalendereintrag können Sie nun per Drag [&] Drop auf Ihren Desktop ziehen. Die später benötigte ics-Datei befindet sich somit auf Ihrem Desktop.

iCal-Eintrag in Apple iCal 5.0.2 erstellen

  1. Starten Sie iCal.
  2. Springen Sie zu dem Datum, an dem der Termin stattfinden soll.
  3. Führen Sie einen Doppelklick durch.
  4. Geben Sie den Ereignisnamen an. Bestätigen Sie die Eingabe mit Return.
  5. Klicken Sie doppelt auf den Kalendereintrag. Das Fenster zur ausführlichen Terminbeschreibung öffnet sich.
  6. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Fertig“.
  7. Den Kalender Eintrag können Sie nun per Drag [&] Drop auf Ihren Desktop ziehen. Die später benötigte ics-Datei befindet sich somit auf Ihrem Desktop.

iCal-Eintrag in CAS genesisWorld erstellen

  1. Starten Sie CAS.
  2. Springen Sie zu dem Datum, an dem der Termin stattfinden soll.
  3. Führen Sie einen Doppelklick durch, damit ein Kalendereintrag erzeugt wird.
  4. Geben Sie ein Stichwort für die Veranstaltung an. Hinterlegen Sie unter „Ort“ einen Eintrag, der auf die Veranstaltung hinweist. Tragen Sie das Datum inklusive Start- und Enduhrzeit ein. Im Textfeld „Notizen“ fügen Sie einen kurzen Anreißertext bezgl. Seminarinhalte ein.
  5. Klicken Sie auf „Speichern“.
  6. Füllen Sie die Felder aus und klicken Sie anschließend in der Menüleiste auf: „Datei“ -[gt] „Exportieren“ -[gt] „Termin im iCal-Format exportieren…“.
  7. Wählen Sie in der erscheinenden Kontextbox „Alle Felder exportieren“ aus.
  8. Den Kalendereintrag können Sie nun auf Ihrem Desktop speichern.

Nachdem Sie die ics-Datei erstellt haben, müssen Sie diese auf einen Webspace oder externen FTP-Server hochladen. Vom Newsletter aus verlinken Sie dann auf diese Datei. Beim Doppelklicken auf den Link, wird der Kalendereintrag in das Terminkalender-Programm des Lesers übernommen.

Kompatibilität von iCal-Dateien

Früher konnten nicht alle Terminkalender mit dem ics-Format umgehen. Inzwischen unterstützen die meisten E-Mail-Clients bzw. Kalenderprogramme wie beispielsweise Apple’s iCal Anwendung, Facebook, Google Calendar, Lotus Notes, Mozilla Calendar, Microsoft Exchange und Outlook das Format. Eine vollständige Liste finden Sie unter Wikipedia.

iCal im Newsletter: Fazit

Wenn Sie eine Veranstaltung in Ihrem Newsletter bewerben, empfiehlt es sich dem Leser einen Kalendereintrag zur Verfügung zu stellen. Ihr Abonnent muss so den Termin nicht manuell anlegen und spart Zeit. Gleichzeitig steigern Sie mit iCal im Newsletter die Teilnahmewahrscheinlichkeit, da der Nutzer an Ihr Event erinnert wird.

Über den Autor

Michael Uhrich

Michael Uhrich ist Trainer und Consultant im Inxmail Academy Team. Zu seinen Hauptaufgaben gehören, neben der Planung und Durchführung von Anwendertrainings und Workshops, die Konzeption und Erstellung von Smart Guides und Video Guides rund um Inxmail Professional und das Thema E-Mail-Marketing. Bei seiner Arbeit ist Michael Uhrich besonders wichtig, das E-Mail-Marketing Know-how so aufzubereiten, dass es den Lernenden Spaß macht.

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