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Event-Prozess mit Newsletter-Software umsetzen (Teil 1)

  • 09.12.2013 von Michael Waßmer
  • Rubrik: Tipps und Tricks

Im ersten Teil des Beitrags Event-Prozess mit Newsletter-Software umsetzen geht es zunächst um den Event-Prozess allgemein und darum, wie dieser mittels professioneller E-Mail-Marketing-Versandlösung automatisiert werden kann. Neben dem Bewerben der Veranstaltung, befasst sich der Beitrag zunächst mit dem Erstellen eines Anmeldeformulars und dem Versand einer Anmeldebestätigung. Diese kann beispielsweise neben einer Eintrittskarte mit Barcode auch eine personalisierte Anfahrtsbeschreibung oder Fernverkehrsverbindungen beinhalten.

Events bedeuten jede Menge Arbeit

Die Organisation und Durchführung von Events wie Messen, Tagungen, Seminaren und Schulungen bedeutet für die Veranstaltenden einen großen Aufwand.

Der Veranstalter muss die eingehenden Anmeldungen entgegennehmen, prüfen und bestätigen. Je nach Event werden außerdem Eintrittskarten gedruckt und versendet. Vor der Veranstaltung gilt es die Teilnehmenden mit umfangreichen Informationen zu versorgen und an den Veranstaltungstermin zu erinnern. Nach dem Event sollen Rückmeldungen eingeholt und Teilnahmebestätigungen versendet werden.

Die manuelle Durchführung solcher Prozesse erfordert viele personelle Ressourcen, die anderswo eventuell fehlen. Da sich nicht alle Teilnehmenden gleichzeitig anmelden, jeder aber zeitnah Informationsmaterial erhalten soll, entsteht teilweise erheblicher Aufwand. Zeit, die für die inhaltliche Organisation des Events fehlt.

Ein entsprechender Event-Prozess lässt sich mit einer professionellen E-Mail-Marketing-Versandlösung jedoch vollständig automatisieren. Wie dies im Fall von Webinaren funktioniert, erklärt der Blog-Beitrag Fallbeispiel: Webinar-Prozess mit Newsletter Software erfolgreich umsetzen.

Der Event-Prozess kurz erklärt

Nachdem der Event-Prozess in der Newsletter-Software eingerichtet wurde, läuft dieser vollautomatisch ab. Im ersten Schritt wird das entsprechende Ereignis über On- und Offline-Kanäle beworben.

Die Teilnehmenden melden sich daraufhin online über ein Anmeldeformular für den Termin an. Kurze Zeit später erhalten sie eine Anmeldebestätigung per E-Mail inklusive Dateianhang mit einem Kalendereintrag für den Termin.

Den angemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmern geht dann einige Tage vor dem Event eine Terminerinnerung zu. Interessenten, die sich noch nicht angemeldet haben, werden an den bevorstehenden Anmeldeschluss erinnert.

Nachdem das Event erfolgreich durchgeführt wurde, erhalten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ein Nachfassmailing. Dieses enthält einen Link zur Evaluation des Events und eine personalisierte Teilnahmebestätigung als angehängte PDF-Datei.

Event bewerben

Im ersten Schritt des Event-Prozesses wird das Event in den verschiedenen Kanälen beworben. Am besten geeignet sind dafür Online-Medien, wie zum Beispiel E-Mail-Newsletter und die Webseite des Unternehmens. Dort lässt sich der Link zum Anmeldeformular für das Event platzieren und kann von den Empfangenden des Newsletters und den Besuchenden der Webseite angeklickt werden.

Aber auch die klassischen Offline-Kanäle eignen sich zur Bewerbung des Events. Die Möglichkeiten sind dabei vielfältig und reichen von Postsendungen über Außenwerbung bis hin zu Telefongesprächen. Dabei wird jeweils auf das entsprechende Online-Anmeldeformular verwiesen. Wichtig ist dabei lediglich, dass dieses für die Interessierten gut zu finden ist. Der Link dorthin sollte möglichst einfach gestaltet und leicht zu merken sein.

Anmeldeformular für das Event

Technisch gesehen ist das Anmeldeformular für ein Event nichts anderes als ein Anmeldeformular zu einem regulären Newsletter. Die Anmeldung für das Event ist jedoch in der Regel auf diesen einzelnen Anlass beschränkt. Nachdem der Event-Prozess erfolgreich abgeschlossen wurde, erhalten die Empfangenden keine weiteren E-Mails mehr. Es besteht aber durchaus die Möglichkeit, zusätzlich eine Anmeldung zum regulären Newsletter anzubieten.

Das Anmeldeformular sollte sowohl einfach als auch informativ gestaltet sein. Finden mehrere Events statt, sollte dies deutlich kommuniziert und eine entsprechende Auswahlmöglichkeit angeboten werden. Auch eine gleichzeitige Anmeldung für mehrere unterschiedliche Events mit einem einzigen Anmeldeformular ist realisierbar.

Wichtig für die Teilnehmenden ist generell die Information über den genauen Termin sowie den Veranstaltungsort. Weitere Informationen wie Vortragende oder Standnummern sind hilfreich und helfen unnötiges Nachfragen zu vermeiden.

Die Gestaltung des Anmeldeformulars sollte sich generell an der Gestaltung für eine Newsletter-Anmeldung orientieren. Was dabei zu beachten ist, steht im Beitrag Newsletter-Anmeldung optimieren.

Versand der Anmeldebestätigung

Die Anmeldebestätigung für das Event kann entweder direkt nach dem erfolgreichen Absenden des Anmeldeformulars oder aber erst nach vorheriger Freigabe durch eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter versendet werden. Im Fall, dass eine Anmeldung nicht gewünscht wird, z.B. weil die maximale Teilnehmerzahl erreicht ist, kann automatisch eine Absage versendet werden.

Einen Mehrwert für die Empfängerinnen und Empfänger lässt sich durch das Anhängen eines Kalendereintrags an die Anmeldebestätigung erreichen. Der kleine Dateianhang im iCal-Format ermöglicht eine einfache Übernahme des Termins mit weiteren Informationen in den eigenen Kalender, z.B. in Microsoft Outlook. Wie iCal-Einträge erstellt werden und was es dabei zu beachten gibt, erfahren Sie im Beitrag iCal im Newsletter: So verpassen Ihre Kunden keine Termine mehr.

Sollte für das Event eine Eintrittskarte benötigt werden, so kann diese zusammen mit der Anmeldebestätigung versendet werden. In der Regel wird dazu automatisch ein personalisiertes PDF-Dokument erzeugt und an das E-Mailing angehängt. Dieses kann zum Beispiel auch einen Barcode enthalten, der einen einfachen Check-In-Prozess vor Ort ermöglicht.

Ein weiterer Mehrwert für die Teilnehmenden kann durch das Versenden von automatisch generierten Wegbeschreibungen und Verbindungsübersichten entstehen. Verschiedene Kartendienstanbieter und Verkehrsunternehmen bieten dazu die Möglichkeit, über den Aufruf einer URL mit angehängten Parametern eine entsprechende Übersicht zu generieren. Der entsprechende Link wird dazu einfach in das E-Mailing eingefügt.

Wenn die Anmeldung nicht verbindlich ist, sollte eine Möglichkeit zum Absagen der Veranstaltung in der Anmeldebestätigung auch nicht fehlen. Gerade bei kostenlosen Events mit begrenzter Teilnehmerzahl besteht so die Möglichkeit, frei werdende Plätze an weitere Interessierte zu vergeben.

Weitere Beiträge der Serie:

Über den Autor

Michael Waßmer

Michael Waßmer ist fachlicher Leiter Online- und Performance-Marketing bei Inxmail. Als Experte für E-Mail-Marketing und "irgendwas mit Computern" ist der ehemalige Trainer und Consultant zudem Autor zahlreicher Fachbeiträge und Blogartikel.

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