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Vorbei am Spamfilter: E-Mail-Zustellbarkeit verständlich erklärt (Teil 2)

27.06.2018 10:21 Uhr  von Levent Ulucan  in Newsletter versenden

Auch wenn Newsletter und Transaktionsmails rechtskonform sind und von einem seriösen Versender stammen, kann es passieren, dass sie im Spamfilter landen. Wir zeigen in einer Blog-Serie, wie Versender erreichen, dass ihre Mailings zuverlässig bei den Empfängern ankommen. Im zweiten Teil erklären wir die Hintergründe der E-Mail-Zustellung anschaulich und zeigen, warum eine eigene Versanddomain besonders empfehlenswert ist.

Der erste Teil der Blog-Serie gibt einen Überblick über die Erfolgsfaktoren einer sicheren E-Mail-Zustellung. Für hohe Zustellraten setzen seriöse Versender und E-Mail-Marketing-Anbieter auf Whitelisting sowie mehrere Verfahren zur E-Mail-Authentifizierung. In dieser Fortsetzung erklären wir die Verfahren anhand von Beispielen und zeigen, warum eine eigene Versanddomain besonders empfehlenswert ist.

E-Mail-Zustellbarkeit verständlich erklärt

Spam und Schutzmechanismen

Die Spamflut hat zugenommen und unzählige unerwünschte Werbe-Mails verstopfen die Postfächer der Empfänger. Mancher Spam ist nicht nur lästig, sondern kann unangenehme Folgen haben: So können sich Empfänger Viren einfangen oder sensible Daten preisgeben, weil sie getäuscht werden. Verbreitete Betrugsmethoden sind beispielsweise Phishing und Spoofing.

Kurz erklärt

Phishing: Beim sogenannten Phishing handelt es sich um betrügerische E-Mails zum Zwecke des Datenklaus. Dabei werden meist vertrauenswürdige Absender wie Banken oder Online-Shops nachgeahmt und fordern den Empfänger auf, persönliche Daten preiszugeben, beispielsweise über ein Formular im Mailing.
Spoofing: Hierbei handelt es sich um Täuschung durch gefälschte Absenderadressen. Der Absender gibt eine E-Mail-Adresse an, die nicht ihm gehört oder nicht existiert. Für den Empfänger sieht es auf den ersten Blick so aus, als wäre es ein vertrauenswürdiger Absender.

Um Empfänger vor Spam zu schützen, haben Internet Service Provider wie GMX und Gmail mehrere Schutzmechanismen entwickelt: Dabei sortiert der Spamfilter bestimmte E-Mails aus oder sorgt dafür, dass sie erst gar nicht angenommen werden. Im ungünstigsten Fall werden aber auch legitime Nachrichten oder Newsletter von Unternehmen als Spam behandelt.

Inxmail steht im ständigen Kontakt zu den Providern, um deren Filterkriterien zu erfüllen und somit hohe Zustellraten zu sichern. Im Folgenden erklären wir, welche Arten von Schutzmechanismen es gibt und wie Versender die Anforderungen der Internet Service Provider erfüllen.

Zertifizierung als seriöser Versender durch Whitelisting

Anhand einer Paketzustellung veranschaulichen wir die verschiedenen Verfahren und Stufen der Authentifizierung: Der Empfänger des Pakets steht in unserem Beispiel für die Internet Service Provider. Als Betreiber der Postfächer sind diese sehr kritisch und geben bestimmte Anforderungen vor, von denen möglichst viele Kriterien für eine erfolgreiche Zustellung erfüllt sein müssen. Auch der Empfänger in unserem Beispiel möchte sichergehen, dass das Paket, das der Postbote gerade bringt, auch wirklich das erwartete ist. So nimmt er die Sendung nochmals genau unter die Lupe, bevor er sie annimmt.

Beim Entgegennehmen des Pakets achtet der Empfänger an der Tür zuerst auf offensichtliche Merkmale wie ein ordentliches Erscheinungsbild des Postboten. Denn er hat die Befürchtung, dass jemand durch Zufall von der Sendung erfahren hat und ihn mit einem falschen Paket betrügt. Dieses eindeutige und positive Auftreten erreichen E-Mail-Provider mit einem Eintrag auf einer Whitelist.

Genauso wichtig ist es, dass das Paket sauber und in gutem Zustand ist. Übertragen auf den E-Mail-Versand entspricht das einem ordentlichen technischen Setup auf Seiten des E-Mail-Marketingdienstleisters. Ein Versand über Inxmail erfüllt diese Merkmale standardmäßig.

Kurz erklärt

Whitelist: Eine Whitelist enthält alle dem E-Mail-Service-Provider beziehungsweise Empfänger bekannten Domains und IPs, die vertrauenswürdig sind. Dadurch werden diese bei der Zustellung bevorzugt behandelt. E-Mail-Marketing-Anbieter wie Inxmail greifen in der Regel auf öffentliche Whitelists zurück. Die bekanntesten Anbieter hierfür sind die Certified Senders Alliance (CSA), Return Path und TrustedDialog.

Am Spamfilter vorbei mit E-Mail-Authentifizierungen

Darüber hinaus gibt es noch weitere Informationen, die dem Empfänger bei der Prüfung der Sendung helfen: Der Absender kann dem Empfänger beispielsweise den Zustelldienst nennen, der berechtigt ist, das Paket zu liefern. Beim E-Mail-Versand wird das durch das SPF-Verfahren (Sender Policy Framework) gelöst. SPF-Einträge enthalten detaillierte Angaben zu den Servern, über die die E-Mails versendet werden. Der empfangende Mailserver prüft anhand des SPF-Eintrags, ob die E-Mail von einem autorisierten Mailserver wie Inxmail stammt. Falls nicht, wird die E-Mail als Spam deklariert.

Eine weitere Möglichkeit zur Prüfung des Pakets ist, dass der Empfänger eine Kennung erhält, beispielsweise eine Trackingnummer, die nicht auf dem Paket steht und die er nur vom Absender selbst erfahren haben kann. E-Mails können in diesem Sinne mittels DKIM (Domainkeys Identified Mail) authentifiziert werden. Bei diesem Verfahren versieht das Versandsystem die ausgehenden Nachrichten mit einer verschlüsselten Signatur, anhand derer der empfangende Mailserver prüft, ob die E-Mail wirklich vom angegebenen Absender stammt.

Neben SPF und DKIM gibt es zur Authentifizierung von E-Mails noch weitere Verfahren, beispielsweise DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance).

Ein Versand durch Inxmail beinhaltet sowohl Whitelisting als auch die Authentifizierung mit den gängigsten Verfahren. Versender profitieren dabei von der Reputation von Inxmail, denn der Ruf des Absenders spielt eine entscheidende Rolle dabei, wie zuverlässig E-Mails zugestellt werden. Um Zustellraten weiter zu erhöhen, empfiehlt sich für Versender von Newslettern und Transaktionsmails die Einrichtung einer eigenen Versanddomain.

Eigene Versanddomain für höchste Zustellsicherheit

Mit einer eigenen Versanddomain mit DKIM- und SPF-Authentifizierung bauen sich Unternehmen nachhaltig eine eigene Reputation auf und erhöhen so ihre Vertrauenswürdigkeit bei Internet Service Providern zusätzlich. Mit einer eigenen Versanddomain entfällt die Anzeige der Inxmail Versanddomain, wie sie beispielsweise in den E-Mail-Clients von Outlook, Hotmail oder Gmail erfolgt. Unternehmen machen dadurch ihre Marke sichtbar und bauen sich eine eigene Reputation als Versender auf und verbessern ihre Zustellbarkeit nachhaltig.

Der Grund ist: Je einheitlicher die in den Nachrichten enthaltenen Header-Informationen sind, desto mehr Vertrauen haben Empfänger, da die E-Mails eindeutig einem Absender zugeordnet werden. Der Nutzen einer eigenen Versanddomain ist sehr hoch und der Aufwand dafür gering. Mit Inxmail lassen sich Versanddomains einfach einrichten.

Unsere Experten für Zustellbarkeit unterstützen Sie

Sie benötigen weitere Informationen rund um das Thema Zustellbarkeit oder interessieren sich für die Einrichtung einer eigenen Versanddomain? Gerne beraten und unterstützen wir Sie: Schicken Sie uns einfach Ihre Anfrage, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

Über den Autor

Levent Ulucan

Levent-Ulucan-Inxmail

Als Experte für Zustellbarkeit sorgt Levent Ulucan seit 2007 im Deliverability-Team dafür, dass die E-Mails der Inxmail Kunden auch wirklich im Postfach der Empfänger ankommen. Er ist Mitglied der Kompetenzgruppe E-Mail des eco - Verband der Internetwirtschaft e.V., wo er sich mit weiteren Experten von Internet Service Providern und E-Mail-Versendern mit den technischen Herausforderungen der Zustellbarkeit beschäftigt.